Office Manager (m/w/d) - Schwerpunkt Fuhrpark und Beschaffung
Einleitung
Wir bei Vision Handwerk haben uns einer klaren Mission verschrieben: Gemeinsam mit Handwerksunternehmern ihre Ziele und Visionen zu verwirklichen. Wir bieten unseren Partnern umfassende Unterstützung in entscheidenden Unternehmensbereichen von Personal über Buchhaltung bis hin zu Beschaffung, Marketing und IT. Unser Ziel ist es, administrative Lasten zu reduzieren, Prozesse zu optimieren und so die Basis für nachhaltiges Wachstum und höchste Qualität zu schaffen, damit sich unsere Partner voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können: ihr Handwerk. Aufgrund unseres stetigen Wachstums suchen wir zur Verstärkung unseres Teams einen engagierten Office Manager (m/w/d) mit dem Schwerpunkt Fuhrpark & Beschaffung, der unsere Vision voranbringt. Dein Haupteinsatzort ist Horst (bei Elmshorn), ergänzt durch die Standorte unserer verbundenen Unternehmen bei Bedarf.
Aufgaben
Als zentrale Schnittstelle stellst du einen reibungslosen Betriebs- und Büroalltag sowohl für Vision Handwerk als auch für alle verbundenen Partnerunternehmen sicher. Fuhrpark- & Beschaffungsmanagement: Fuhrparkverwaltung : Ganzheitliche Pflege, Einholung von Angeboten, Steuerung von Reparatur-, Wartungs- und UVV-Terminen sowie Organisation von Fahrzeugübergaben und Rücknahmen. Full-Service-Fuhrpark: Schadensmanagement, Beschaffung von Tank-/Parkkarten und Koordination von Fahrzeugbeschriftungen sowie Ersatzfahrzeugen. Beschaffung von Investitionsgütern & Equipment: Kauf/Miete von Werkzeugen, Arbeitskleidung und Ausstattung unter Berücksichtigung von Kosten, Qualität und Nachhaltigkeit. Lieferantensteuerung: Auswahl, Verhandlung und Pflege von Kontakten zu regionalen Lieferanten und Dienstleistern. Allgemeine Verwaltung & Office Management: Auftragsmanagement: Unterstützung bei Ausschreibungen und Angeboten, sowie der Auftragsanlage. Standort-Management: Sicherstellung der vollen Betriebsbereitschaft und Ordnung unserer Offices (Verbrauchsmaterialien, Besprechungsräume, Sauberkeit, Wohlfühlatmosphäre). Gebäude- & Dienstleisterkoordination: Steuerung externer Partner für Reinigung, Winterdienst, Elektrokleingeräteprüfungen (DGUV) und datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Onboarding-Support: Du koordinierst die Bereiche Fuhrpark und Equipment für neue Teammitglieder. Zentrale Kommunikation & Services: Professionelle Betreuung der zentralen Telefon- und E-Mail-Kanäle, Post- und Paketabwicklung sowie operative Unterstützung im Backoffice. Die Vision Handwerk GmbH verwaltet verschiedene Unternehmen, alle oben genannten Punkte beziehen sich auf alle verbundenen Unternehmen.
Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation. Technisches Verständnis für Fahrzeuge zur Beurteilung von Wartungs- und Reparaturbedarf. Sicherer Umgang mit MS Office sowie ein ausgeprägtes Kostenbewusstsein. Hohes Organisationstalent, Genauigkeit bei Fristen, Eigeninitiative und eine strukturierte, zielorientierte Arbeitsweise. Kommunikationsstärke, Belastbarkeit im dynamischen Büroalltag und Motivation zur aktiven Prozessoptimierung. Gültiger PKW-Führerschein (Klasse B).
Wir bieten
Ein kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Zusammenarbeit großgeschrieben wird. Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Raum für eigene Ideen und Gestaltungsmöglichkeiten. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten für deine persönliche und berufliche Entwicklung. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege – deine Meinung zählt! Ein strukturiertes Onboarding, das dir den Einstieg erleichtert. Eine Unternehmenskultur, die auf Transparenz, Wertschätzung und Vertrauen basiert und den Menschen in den Mittelpunkt stellt. 30 Tage Urlaub für deine Erholung. Weihnachts- / Urlaubsgeld als zusätzliche Anerkennung. Eine betriebliche Altersvorsorge für deine Zukunftssicherheit.