Team Assistant
Wie zijn wij?
Wij zijn een dynamisch advocatenkantoor waar een persoonlijke aanpak, pragmatische oplossingen en kwalitatieve juridische dienstverlening centraal staan. We hechten veel belang aan teamwork, betrokkenheid en een gezonde work-life balance.
Functieomschrijving
Als Team Assistant ben je actief betrokken in verschillende domeinen zoals administratie, boekhouding, human resources, interne organisatie en business development. Je ondersteunt de vennoten en collega's op administratief, financieel en organisatorisch vlak en draagt bij aan de vlotte dagelijkse werking van het team.
Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen enkele dag hetzelfde is? Dan is deze functie iets voor jou.
Jouw taken zijn veelzijdig:
Administratie & ondersteuning van het team
- Ondersteunen van de dagelijkse werking van het team.
- Beheren van agenda's, afspraken, vergaderingen en zakenreizen.
- Verwerken van correspondentie en verzorgen van interne communicatie.
- Beheren, archiveren en opvolgen van documenten, dossiers en deadlines.
- Voorbereiden van proceduredossiers.
- Coördineren van administratieve en operationele processen.
- Beheren van kantoorbenodigdheden en administratieve ondersteuning
Boekhoudkundige en financiële*ondersteuning + human resources**
- Aanspreekpunt voor de externe boekhouding.
- Ondersteunen bij facturatie, controle van prestaties en opvolging van uitgaande facturen.
- Opvolgen van openstaande facturen, betalingen en betalingsherinneringen.
- Administratieve ondersteuning bij het beheer van de derdenrekening.
- Administratieve ondersteuning bij onboarding- en offboardingprocessen.
- Begeleiden van de integratie en het vertrek van teamleden.
- Organiseren van interne events en teambuildings.
Business development, marketing & communicatie
- Meewerken aan de organisatie van kantoor- en teamevents en marketingactiviteiten
- Ondersteunen bij commerciële prospectie (voorbereiden van PowerPoint presentaties en andere commerciële materialen)
- Meewerken aan inzendingen voor rankings en juridische gidsen zoals Leaders League of Chambers
- Opvolgen van klantenrelaties
- Deelnemen aan marketingvergaderingen met de vennoten
- Coördineren van online communicatie en social media content in samenwerking met office management en externe partners
- Voorstellen van content en ideeën voor LinkedIn
- Bijdragen aan het verbeteren van prospectie en zichtbaarheid van het kantoor
Gezocht profiel
De ideale kandidaat herkent zich in meerdere van de volgende eigenschappen:
- Je bent georganiseerd, nauwkeurig en kan meerdere prioriteiten tegelijk beheren
- Je hebt een sterk servicegevoel en uitstekende sociale vaardigheden
- Je bent discreet, betrouwbaar en gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie
- Je bent zelfstandig, proactief en neemt graag initiatief
- Je bent flexibel en past je snel aan verschillende situaties aan
- Je beschikt over sterke schriftelijke en communicatieve vaardigheden
- Je beheerst het Frans en Nederlands uitstekend; kennis van het Engels is een plus
- Je bent vertrouwd met MS Office en AI-tools
- Ervaring in een advocatenkantoor, een veeleisende professionele omgeving of in business development is een pluspunt