Manager administrasi & operasional

Perusahaan kami bergerak di bidang Skincare & Parfume sedang membuka kesempatan bagi talenta terbaik untuk bergabung sebagai Manajer Administrasi & Operasional penempatan Jakarta Timur (WFO).

JOB DESCRIPTION

• Mengelola kontrak kerja karyawan (PKWT/PKWTT) — draft, perpanjangan, dan pengarsipan.
• Administrasi BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan (pendaftaran, pelaporan, klaim).
• Rekap absensi harian dan monitoring keterlambatan, izin, serta cuti karyawan.
• Mengompilasi data pengajuan kenaikan gaji dan menyiapkan rekomendasi kepada atasan.
• Menjalankan proses onboarding karyawan baru dan offboarding/exit karyawan keluar.
• Menyusun draft MOU dan perjanjian kerja sama dengan mitra/vendor.
• Memantau dan memproses perpanjangan kontrak vendor sebelum expired.
• Mengelola arsip seluruh dokumen legal perusahaan (digital & hardcopy).
• Menyusun surat-surat resmi perusahaan (SP, surat keterangan, surat tugas).
• Menjadi kontak utama dengan seluruh vendor dan supplier perusahaan.
• Follow up status pengiriman dan memastikan barang sesuai PO.
• Handle konflik kerja sama: keterlambatan pengiriman, produk tidak sesuai spesifikasi — termasuk kirim surat teguran formal dan negosiasi solusi.
• Evaluasi performa vendor secara berkala.
• Inspeksi harian pelaksanaan SOP di setiap divisi secara bergilir.
• Mencatat temuan, tracking follow-up, dan flagging pelanggaran SOP kepada atasan.
• Mengelola kebutuhan operasional kantor sehari-hari dan koordinasi Office Boy.
• Mengelola inventaris dan aset perusahaan.
• Mengambil keputusan operasional rutin yang sudah ada SOP-nya tanpa harus menunggu arahan atasan untuk setiap hal kecil.
• Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan dalam format spreadsheet.

KUALIFIKASI

• Pria/Wanita usia maksimal 35 tahun.
• Pendidikan minimal D3/S1 — diutamakan jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, Hukum Bisnis, atau setara.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai General Affairs / Office Manager / Admin Manager di perusahaan skala kecil-menengah.
• Memahami dasar-dasar UU Ketenagakerjaan / UU Cipta Kerja, administrasi BPJS, dan format kontrak kerja.
• Berpengalaman di bidang skincare, kosmetik, parfume, atau FMCG menjadi nilai tambah.
• Mahir menggunakan Google Workspace (terutama Spreadsheet dan Drive).
• Memiliki kemampuan komunikasi, negosiasi, dan administrasi yang baik.
• Self-starter — bisa jalan sendiri tanpa harus diperintah untuk hal-hal yang sudah ada SOP-nya.
• Detail-oriented dan teliti dalam urusan dokumen, angka, dan pelaporan.
• Tegas tapi diplomatis — berani menegur pelanggaran tanpa menciptakan konflik.
• Jujur, punya integritas tinggi, dan tidak memanfaatkan posisi untuk kepentingan pribadi.
• Mampu bekerja secara individu maupun tim.
• Pernah handle vendor/procurement menjadi nilai plus.
• Familiar dengan ekosistem e-commerce (TikTok Shop, Shopee) menjadi nilai plus.
• Bersedia WFO penuh di Jakarta Timur.

BENEFIT

• Gaji Pokok, Evaluasi Kenaikan Gaji Berkala, Jenjang Karir, dan Training Product Knowledge & Operasional.

LINGKUP KERJA

• Administrasi SDM & Ketenagakerjaan, Legal-Administratif (MOU & Kontrak), Vendor & Procurement Management, SOP Compliance & Monitoring, Office Management.

Skills: Problem Solving, Leadership, Organizational Skills, Google Docs, Office Administration, Administration, Scheduling, Google Sheets, Customer Service, Microsoft Office