Procurement Local and GA
Your tasks
Tentang Posisi -Istana Kancing mencari Procurement yang mampu menangani pengadaan lokal secara end-to-end, mulai dari menerima kebutuhan, mencari dan membandingkan vendor, melakukan negosiasi, membuat purchase order, hingga memastikan barang atau jasa diterima sesuai kebutuhan. -Posisi ini juga akan menangani kebutuhan dasar General Affairs seperti kebutuhan fasilitas kantor dan karyawan. -Posisi ini berfokus pada pengadaan dari supplier lokal. Pengadaan dan transaksi impor akan ditangani secara terpisah oleh Import Procurement Specialist.
Tanggung Jawab Utama A. Local Procurement -Menerima dan memeriksa permintaan pembelian dari setiap divisi. -Mencari supplier atau vendor lokal sesuai kebutuhan perusahaan. -Meminta dan membandingkan penawaran berdasarkan harga, kualitas, spesifikasi, layanan, serta waktu pengiriman. -Melakukan negosiasi harga, diskon, minimum order, termin pembayaran, dan ketentuan pembelian. -Membuat serta mengelola purchase order. -Melakukan pembelian produk, perlengkapan toko, kebutuhan gudang, ATK, peralatan kerja, dan kebutuhan operasional lainnya. -Melakukan follow-up kepada supplier hingga barang atau jasa diterima. -Memastikan jumlah, kondisi, kualitas, dan spesifikasi barang sesuai pesanan. -Menangani retur, komplain, keterlambatan, atau ketidaksesuaian pembelian. -Membangun database supplier dan mengevaluasi kinerja vendor secara berkala. -Mencari alternatif supplier untuk mendapatkan harga, kualitas, dan layanan yang lebih baik. -Membantu mengendalikan biaya serta menemukan peluang penghematan tanpa mengurangi kualitas. -Menyusun laporan pembelian, perbandingan harga, status pesanan, dan kinerja supplier.
B. General Affairs -Mengelola pembelian kebutuhan kantor, toko, gudang, pantry, kebersihan, dan fasilitas kerja. -Berkoordinasi dengan vendor maintenance, teknisi, jasa kebersihan, transportasi, dan vendor operasional lainnya. -Membantu memantau kondisi fasilitas serta mengoordinasikan kebutuhan perbaikan. -Membantu mencatat dan mengontrol aset serta perlengkapan perusahaan. -Memastikan kebutuhan operasional tersedia tepat waktu dan digunakan secara efisien. -Menyimpan dokumen vendor, invoice, garansi, dan administrasi GA secara rapi.
Requirements
Kualifikasi -Pendidikan minimal SMK/D3 Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang yang relevan. -Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun dalam Procurement, Purchasing, General Affairs, atau posisi sejenis. -Memahami proses procurement lokal dari permintaan pembelian hingga pembayaran dan penerimaan barang. -Mampu mencari, membandingkan, dan mengevaluasi supplier. -Memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik. -Terbiasa membuat purchase order, perbandingan harga, dan laporan pembelian. -Mampu menggunakan Microsoft Excel untuk membuat rekap, perbandingan, dan laporan. -Mampu menggunakan Accurate Online, khususnya untuk transaksi pembelian dan laporan terkait, menjadi prioritas. -Memiliki kemampuan berhitung serta daya ingat yang baik. -Bersedia bekerja secara on-site di Green Lake City, Tangerang.
Sikap Kerja yang Kami Cari -Jujur dan memiliki integritas tinggi. -Teliti dalam memeriksa harga, jumlah, spesifikasi, dokumen, dan pembayaran. -Bertanggung jawab serta aktif melakukan follow-up. -Tidak mudah melupakan permintaan, pesanan, atau pekerjaan yang belum selesai. -Mampu menjaga kerahasiaan harga, data supplier, transaksi, dan informasi perusahaan. -Tidak menerima hadiah, komisi pribadi, atau keuntungan yang menimbulkan konflik kepentingan. -Berani menyampaikan kesalahan, selisih, keterlambatan, atau kendala secara terbuka. -Tidak memilih supplier hanya berdasarkan kebiasaan atau hubungan pribadi. -Mampu bekerja cepat tanpa mengabaikan ketelitian. -Mau belajar, menerima arahan, dan terbuka terhadap evaluasi. -Mampu berkomunikasi secara profesional dengan supplier dan divisi internal.
Keahlian Utama -Local Procurement -Vendor Sourcing -Vendor Management -Negotiation -Purchase Order Management -General Affairs -Accurate Online -Microsoft Excel -Cost Control -Reporting -Attention to Detail -Integrity and Confidentiality
Skills: Vendor Management, Office Supplies Management, Procurement, Purchasing, Supply Chain Management, Supplier Management, Purchasing Negotiation, Cost Control
What we offer
Mengapa Bergabung dengan Istana Kancing? -Menangani proses procurement lokal secara menyeluruh dan memiliki kontribusi langsung terhadap kelancaran operasional perusahaan. -Mendapatkan pengalaman lintas fungsi antara Procurement, dan General Affairs. -Berkolaborasi dengan Finance & Accounting, Sales, Marketplace, Warehouse, Human Resources, serta divisi lainnya. -Memiliki ruang untuk mencari supplier baru, meningkatkan efisiensi biaya, dan memperbaiki sistem pembelian. -Mengembangkan kemampuan negosiasi, vendor management, penggunaan Accurate, serta pelaporan. -Menjadi bagian dari transformasi Istana Kancing menuju sistem operasional yang semakin profesional, tertib, dan efisien.