Facility Management Coordinator

Stellenbeschreibung Über die Rolle Für unseren Kunden in Berlin suchen wir einen FM Coordinator (m/w/d), der als zentrale Ansprechperson für alle Facility-Management-Leistungen vor Ort verantwortlich ist. Sie sind die Schnittstelle zwischen unserem Team, externen Dienstleistern und dem Workplace-Management des Kunden. Ihr Ziel ist ein reibungsloser, sicherer und gut dokumentierter Gebäudebetrieb mit einem klaren Ansprechpartner für alle Belange. Ihre Aufgaben Single Point of Contact: Zentrale Ansprechperson des Kunden für alle Dienstleistungen wie Reinigung, Empfang, Sicherheitsdienst und die Steuerung der technischen Gebäudetechnik Technische Koordination: Koordination von Heizung, Lüftung und Klima (HLK), Elektroinfrastruktur, Brandschutz und weiteren Anlagen in Zusammenarbeit mit dem Vermieter und den Dienstleistern Dienstleistersteuerung: Steuerung und Kontrolle externer Dienstleister, Abnahme ausgeführter Arbeiten und Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Service Level Agreements (SLAs) Ticketmanagement: Zentrale Erfassung von Mängeln, Erstellung von Serviceaufträgen, Nachverfolgung bis zur vollständigen Behebung innerhalb vereinbarter Fristen Instandhaltung und Prüfungen: Planung und Überwachung präventiver Instandhaltung sowie gesetzlicher Prüfungen (z. B. Elektrik, Brandschutz, HLK, Aufzüge) Schnittstelle Property Management: Technischer Ansprechpartner für das externe Property Management bei gemeinsam genutzten Gebäudesystemen und Störungen Teamführung: Disziplinarische und fachliche Führung des Instandhaltungs- und Hausmeisterpersonals vor Ort, inklusive täglicher Abstimmung Reporting und Kosten: Monatliche Berichte, Budgetverfolgung, Kostenkontrolle, Pflege relevanter Systeme Meetings: Durchführung monatlicher Serviceabstimmungen und quartalsweiser Business Reviews Arbeitsschutz: Erfassung und Eskalation von Unfällen, Beinaheunfällen und gefährlichen Zuständen an die Strukturen des Kunden (EHS) Dokumentation: Pflege digitaler und physischer Archive für Anlagendokumentation, Prüfbescheinigungen, Betriebsanleitungen und Compliance-Nachweise Events: Koordination der technischen Umsetzung und Logistik von Firmenveranstaltungen und Meetings Ihr Profil Abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung bzw. Studium im Bereich Facility Management, Gebäudetechnik oder einem vergleichbaren Feld, alternativ mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Facility Management Gute Kenntnisse technischer Gebäudeanlagen (HLK, Elektro, Brandschutz) und relevanter Vorschriften (z. B. Betriebssicherheitsverordnung, DGUV Vorschrift 3, Trinkwasserverordnung) Erste Führungserfahrung ist von Vorteil Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1), da die Kommunikation mit dem Kunden und internationalen Stakeholdern erfolgt Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise Hohe Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und Serviceorientierung Was wir bieten Eigenverantwortliches Aufgabengebiet mit direkter Ansprechpartnerrolle beim Kunden Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Gehalt: 3.300,00€ - 3.800,00€ pro Monat Leistungen: Betriebliche Weiterbildung Firmenhandy Arbeitsort: Vor Ort