Офис-менеджер

• технические функции по обеспечению и обслуживанию работы генерального директора АО БМК;
• вызов работников подразделений по поручению генерального директора;
• организация телефонных переговоров генерального директора;
• прием и передача телефонограмм, запись в отсутствии руководителя принятых сообщений и доведение их до его сведения;
• работа по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведение и оформление протоколов;
• контроль за обеспечением структурных подразделений АО БМК канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководящего состава;
• печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
• составление писем, запросов, других документов, по поручению руководителя готовит ответы авторам писем;
• ведение делопроизводства, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, осуществление ее систематизации в соответствии с принятым в организации порядком и передача после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы или подготовки ответа, отслеживание сроков выполнения поручений генерального директора, взятых на контроль;
• прием документов на подпись руководителю;
• организация приема посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• консультация посетителей по вопросам, касающимся деятельности предприятия;
• информирование руководства об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;
• заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиничных номеров, трансферные услуги;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
• обеспечивает чистоту и порядок в офисе АО БМК; выполнение отдельных служебных поручений генерального директора и заместителя директора АО БМК.

Требования

Офис-менеджер должен знать:

• положения и инструкции по ведению делопроизводства;
• руководящий состав предприятия;
• порядок ведения деловой документации, машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм,
• правила эксплуатации пишущих машин, компьютеров, диктофонов, магнитофонов, правила пользования приемно-переговорочными устройствами;
• порядок заключения договоров;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой 1С: Предприятие;
• все бизнес-процессы, проходящие в организации;
• основы организации труда, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Среднее профессиональное образование; Опыт: 0 лет

Условия

Оптимальные