office assistant

Hari kerja: 6 hari per minggu, sesuai jadwal operasional

Tentang Posisi

Office Assistant membantu kelancaran administrasi dan operasional harian Atelier of Minds, termasuk pencatatan keuangan, absensi, pengaturan jadwal, serta komunikasi administratif dengan orang tua. Posisi ini bekerja di bawah koordinasi Center Coordinator.

Tanggung Jawab

1. Administrasi dan Pelaporan Keuangan

• Mencatat pemasukan dan pengeluaran harian serta menyimpan bukti transaksi secara rapi.
• Membantu menyiapkan invoice, tanda terima, dan pengingat pembayaran kepada orang tua.
• Memantau status pembayaran dan mencocokkan catatan dengan bukti transaksi.
• Mengelola pencatatan petty cash serta menyiapkan laporan keuangan sederhana secara mingguan dan bulanan untuk diperiksa.
• Melaporkan selisih atau transaksi yang belum jelas kepada atasan.

1. Absensi

• Mencatat dan merekap kehadiran, keterlambatan, izin, serta cuti karyawan.
• Mencatat kehadiran anak atau peserta dan penggunaan sesi program.
• Menyiapkan rekap absensi untuk kebutuhan operasional dan penggajian.

1. Pengaturan Jadwal

• Mengatur dan memperbarui jadwal kelas, sesi individual, konsultasi, serta penggunaan ruangan.
• Berkoordinasi dengan psikolog, occupational therapist, fasilitator, dan orang tua.
• Mengirimkan pengingat jadwal dan mengomunikasikan perubahan atau pembatalan.
• Memastikan jadwal tidak bentrok dan perubahan tercatat dengan jelas.

1. Komunikasi Administratif dengan Orang Tua

• Menjawab pertanyaan mengenai program, jadwal, pendaftaran, biaya, dan pembayaran melalui WhatsApp atau kanal resmi.
• Membantu proses pendaftaran dan memastikan kelengkapan data peserta.
• Menyampaikan informasi dengan ramah, jelas, dan profesional.
• Meneruskan pertanyaan tentang perkembangan anak, hasil asesmen, atau rekomendasi layanan kepada profesional yang terkait.
• Mencatat keluhan dan mengoordinasikan tindak lanjut dengan Center Coordinator.

1. Dukungan Operasional

• Menata dokumen dan database agar rapi serta mudah diakses.
• Membantu menyiapkan kebutuhan administrasi kelas, workshop, dan kegiatan lainnya.
• Memantau persediaan alat tulis serta kebutuhan kantor.
• Menjaga kerahasiaan data anak, keluarga, karyawan, dan keuangan perusahaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/ S1 bidang administrasi atau akuntansi menjadi nilai tambah.
• Teliti, terorganisir, bertanggung jawab, dan mampu menangani beberapa tugas.
• Mampu menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets, Word atau Google Docs, serta WhatsApp Business.
• Memahami pencatatan keuangan dasar.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan nyaman berinteraksi dengan orang tua serta anak.
• Pengalaman administrasi, customer service, atau operasional menjadi nilai tambah.
• Bersedia bekerja di lokasi selama 6 hari per minggu.