Secretaresse

Werken bij Van Grunsven Groep

Secretaresse

Locatie Erp

Ben jij gastvrij, georganiseerd en krijg jij er energie van als alles op kantoor goed geregeld is?

Van het ontvangen van bezoekers en beantwoorden van de telefoon tot het beheren van agenda's, verwerken van post en zorgen dat kantoorartikelen op voorraad zijn: jij zorgt dat collega's en bezoekers op je kunnen rekenen.

Wat ga je doen?

Als Secretaresse ondersteun je de organisatie op verschillende vlakken. Je wisselt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en ziet wat er nodig is. Jij bent een vertrouwd gezicht binnen Van Grunsven en speelt een belangrijke rol in de dagelijkse organisatie. Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Ontvangen en te woord staan van bezoekers, beantwoorden en doorverbinden van telefoonverkeer en verzorgen van terugbelnotities;
• Beheren van verschillende mailboxen, waaronder algemene infomailbox, de KAO-mailbox en de mailbox voor servicemeldingen, en zorgen voor een juiste verwerking en opvolging;
• Ondersteunen van Directie en MT bij het agendabeheer, inplannen van afspraken en vergaderingen en reserveren van vergaderruimtes;
• Ontvangen en inscannen van post en documenten;
• Verzorgen van kopersadministratie en het ondersteunen van de afdeling Marketing;
• Verzorgen van diverse bestellingen, voorraadbeheer van kantoorartikelen;
• Zorgen voor representatieve en goed verzorgde vergaderruimtes en ondersteunen bij overige facilitaire werkzaamheden.

Het team

Je werkt nauw samen met een directe collega die dezelfde functie vervult. Daarnaast heb je contact met collega's uit de hele organisatie. De sfeer is informeel, de lijnen zijn kort en iedereen is bereid elkaar te helpen.

Wat breng jij mee?

Je bent gastvrij, servicegericht en houdt ervan om dingen goed te regelen. Ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen, weet jij het overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen. Je werkt nauwkeurig, communiceert gema...