Assistant-e de Direction (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'Assistant-e de Direction devra assurer la gestion de l'assistance à la direction de l'IHEAL selon le détail qui suit :

• Assister la Direction de l'IHEAL dans ses relations avec les autorités de l'USN et du Campus Condorcet ;
• Assister la direction de l'IHEAL dans ses relations institutionnelles et de coopération avec :
• les représentations diplomatiques des Etats latino-américains en France,
• les représentations françaises en Amérique-latine,
• les agences et les autorités de coopération internationale, notamment la Direction Amériques du Ministère de l'Europe et des affaires étrangères, et avec l'Agence française pour le développement ;
• Assurer la gestion des aspects fonctionnels et logistique du Conseil de gestion de l'IHEAL auprès de la Direction de l'IHEAL et de la présidence du Conseil de gestion ;

• Assister l'agenda événementiel de l'Institut ;
• Gérer l'agenda du Directeur de l'IHEAL et sa correspondance institutionnelle.

Les activités principales confiées:

• Accueillir physiquement et par téléphone ;
• Traiter le courrier électronique adressé à la Direction ;
• Gérer le courrier postal ;
• Gérer l'agenda de la Direction ;
• Assister la Direction dans l'organisation d'événements institutionnels et de la venue de personnalités (diplomates, autorités des universités latino-américaines, représentants du MEAE, parlementaires, Maison de l'Amérique latine) ;
• Participer à la pérennisation des événements annuels « Migrations musicales » ; Semaine de l'Amérique latine des Caraïbes (SALC) ; ou ponctuels tels que l'invitation à visiter l'IHEAL, le Campus Condorcet et assister à un événement culturel à l'attention des diplomates latino-américains ;
• Apporter des compétences linguistiques lors des colloques et congrès organisés par l'IHEAL

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :

• Culture des sciences humaines et sociales ;
• Connaissance de l'Amérique latine ;
• Langue française (si non francophone, Niveau C2 - cadre européen commun de référence pour les langues) ;
• Langue espagnole : C1 ;
• Langue anglaise : B2 ;
• Langue portugaise : souhaitable

Compétences opérationnelles :

• Appliquer les normes, procédures et règles en vigueur ;
• Savoir planifier et respecter des délais ;
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (bureautique, MoveOn).

Compétences comportementales :

• ens de l'organisation et du travail en équipe ;
• Disponibilité et capacité d'écoute et de dialogue avec les différents interlocuteurs de la structure et les partenaires ;
• Rigueur / fiabilité ;
• Curiosité intellectuelle, créativité, adaptabilité

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :

• Baccalauréat
• Domaine souhaité : Sciences humaines et sociales