Auxiliar de Eventos

Objetivo do Cargo

Prestar suporte operacional e administrativo às atividades do setor de eventos, atuando no atendimento a clientes, elaboração de propostas e contratos, acompanhamento da operação (montagem, A&B e serviços) e rotinas financeiras/administrativas, garantindo a excelência no atendimento, a conversão de vendas e a perfeita execução dos eventos.

Principais Responsabilidades

Atendimento e Vendas

• Atender ligações e receber visitas de clientes presenciais, seguindo o padrão de atendimento focado na conversão de eventos.
• Prestar atendimento ágil e qualificado via WhatsApp e canais digitais.
• Responder às cotações de eventos no prazo padrão estipulado, garantindo o envio da melhor proposta ao cliente.
• Auxiliar na negociação de reservas para grupos.
• Auxiliar no follow-up de cotações, propostas e deadlines no sistema de eventos.

Acompanhamento Operacional e Logística

• Acompanhar a operação dos eventos em tempo real: vistoriar a montagem e desmontagem das salas, bem como a execução dos serviços de Alimentos e Bebidas (A&B).
• Auxiliar pontualmente na montagem de salas e na preparação de coffee breaks, quando necessário.
• Auxiliar na organização geral do evento, atendendo prontamente às necessidades e solicitações do cliente in loco.
• Ajustar os layouts das TVs informativas e de sinalização das salas.

Gestão Administrativa e Comunicação

• Garantir o envio prévio e correto da Ordem de Serviço (OS) a todos os departamentos envolvidos, visando a perfeita execução do evento.
• Conduzir a reunião semanal de eventos com os setores operacionais, detalhando todas as OSs e sanando dúvidas da equipe.
• Criar e enviar contratos de eventos conforme os padrões da empresa.
• Assessorar a contratação e manter a comunicação direta com prestadores de serviços terceirizados.
• Abrir solicitações de manutenção e limpeza para os espaços do setor sempre que necessário.

Financeiro e Inteligência de Mercado

• Auxiliar no lançamento de despesas e no encerramento das contas de eventos.
• Realizar pesquisas periódicas de mercado para manter-se atualizado sobre os valores, estruturas e práticas da concorrência.

Requisitos

• Ensino Médio completo (obrigatório); superior em Cursando ou Completo em Hotelaria, Turismo, Administração ou Eventos.
• Experiência prévia em atendimento ao cliente, eventos, hotelaria ou comercial será considerada um diferencial.
• Domínio de ferramentas de comunicação (WhatsApp Business, e-mail) e facilidade com sistemas de gestão.
• Disponibilidade para trabalhar em horários flexíveis, incluindo finais de semana e feriados, conforme a agenda de eventos.

Competências Desejadas

• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Cordialidade, empatia e foco na satisfação e conversão do cliente.
• Organização, atenção aos detalhes e gestão de prazos.
• Proatividade e capacidade de resolução de problemas em tempo real.
• Trabalho em equipe e bom relacionamento interpessoal.
• Negociação e visão comercial.