Secretary – Maternity Leave Cover

Job Description

• Mengelola agenda, jadwal, meeting, dan kebutuhan administrasi pimpinan.
• Mengatur perjalanan dinas, termasuk tiket, hotel, transportasi, itinerary, dan dokumen pendukung.
• Membantu koordinasi dan administrasi proyek rumah, renovasi, maintenance, dan pekerjaan terkait lainnya.
• Melakukan koordinasi serta follow-up dengan vendor, kontraktor, pihak internal, dan pihak eksternal.
• Memantau progres pekerjaan dan memastikan setiap kebutuhan ditindaklanjuti tepat waktu.
• Menyiapkan dokumen, laporan, notulen, surat-menyurat, dan arsip administrasi.
• Membantu proses pengadaan, pencatatan biaya, invoice, serta dokumen pendukung proyek.
• Menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan berdasarkan prioritas dan tingkat urgensi.
• Membantu menyelesaikan kebutuhan operasional lain yang diberikan oleh pimpinan.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Sekretari, Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Secretary, Project Administrator, Project Coordinator, Executive Assistant, atau posisi sejenis.
• Tidak terbuka untuk fresh graduate.
• Usia maksimal 30 tahun.
• Terbiasa menangani administrasi proyek dan koordinasi dengan banyak pihak.
• Memiliki pengalaman dalam mengatur perjalanan dinas.
• Mampu bekerja secara terstruktur, teliti, cepat, dan bertanggung jawab.
• Memiliki kemampuan problem-solving dan dapat memahami tujuan pekerjaan, bukan hanya mengikuti proses.
• Proaktif, tegas, asertif, percaya diri, dan konsisten dalam melakukan follow-up.
• Mampu bekerja dalam situasi dinamis dan menghadapi pekerjaan yang bersifat mendadak.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.
• Menguasai Microsoft Office, terutama Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.
• Bersedia bekerja dengan status karyawan temporer selama periode penggantian cuti melahirkan.

Skills: Secretarial Skills, Administration, Public Relations