Mitarbeiter/in Office Management und Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Über das Unternehmen

Wilkenwerk ist eine Agentur für Event Marketing.

Wir gestalten Echtzeit: Momente, in denen Marken und Menschen wirklich aufeinandertreffen. Live, digital oder hybrid. Mit Ideen, die berühren. Mit Strukturen, die tragen. Und mit einem großartigen Team, das gemeinsam daran arbeitet, aus Begegnungen echte Erlebnisse zu machen.

Dabei geht es uns nicht nur um perfekte Abläufe oder starke Bilder. Es geht um Wirkung, Vertrauen und das Gefühl, zur richtigen Zeit am richtigen Ort etwas Relevantes zu erleben. Wir hören zu, denken mit, bringen Ordnung in Komplexität und gestalten Räume, in denen Austausch, Emotion und Marke zusammenkommen.

Wir synchronisieren, wo andere senden; mit Haltung, System, Kreativität und Freude an guter Zusammenarbeit.

Aufgaben

Du liebst Abwechslung in Deinen Aufgaben? Prima! Dann bist Du bei uns genau richtig!

• Führung des gesamten Bereiches Of fice Management inkl. Telefonzentrale, Abfertigung Kurierdienste, Postbearbeitung ein- und ausgehend, Bestellung Büromaterial, Verbrauchs-material
• Assistenz der Geschäftsleitung
• Personalmanagement: Urlaubs- und Gleitzeitkontrolle, Vertragsausfertigungen und Zusätze, An- und Abmeldung der neuen MA bei der EDV und Ausstattung der Arbeitsplätze
• On-und Offboarding von neuen Mitarbeiter*innen
• Koordination der EDV
• Vorbereitende Buchhaltung – Eingabe von Eingangsrechnungen in Agentursoftware
• Informationsverwaltung
• Datenschutzmanagement

Anforderungen

Hast Du Lust auf Menschen -und Personalarbeit? Kaufmännische Sorgfalt für den Umgang mit Eingangsrechnungen, Bestellwesen und Kassenverantwortung ist dir nicht fremd?

Du hast keine Angst vor IT? Lernst gern etwas Neues? Du hast ein gutes Gefühl für die Einhaltung von Vertraulichkeit auch gegenüber dem Team?

Du denkst auch mal für Deine Chefin mit und unterstützt sie tatkräftig?

• Sehr guter Umgang mit dem MS Office-Paket
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten sowohl in Deutsch als auch in Englisch
• Erstklassige Organisationsfähigkeiten
• Initiatives Handeln und Interesse im Workflowmanagement
• Hohes Maß an Selbstständigkeit
• Eigenverantwortliche, strukturierte und dabei kooperative Arbeitsweise
• Diskretion, Verlässlichkeit sowie souveränes, verbindliches und freundliches Auftreten
• Ganzheitliches Denken in Verbindung mit ausgeprägter Serviceorientierung
• Kenntnisse in HR-Themen und ggf. Branchenkenntnisse aus dem Agenturbereich
• Spaß an der Bearbeitung unterschiedlichster Themen
• Kein Problem, Dienstleister*in für die Kolleg*innen zu sein

Wir bieten

Was dich bei uns erwartet

• Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz im Eventbereich
• Flache Hierarchien und gelebtes Miteinander, wo Wertschätzung kein Fremdwort ist
• Ein aufgeschlossenes und freundliches Team, welches auch gern mal miteinander grillt und zum Afterwork zusammensitzt
• Raum, Zusammenarbeit aktiv mitzugestalten
• Eine Kultur, in der Qualität, Respekt, Wertschätzung, Neugier und Freude an Gestaltung zählen
• Gleitzeitkonto
• Jobticket, Telefonkostenzuschuss
• Neues tolles Büro mitten in Altona
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Und natürlich gibt’s auch Kaffee, Tee und Snacks bis zum Abwinken

Bewerbung

Du hast Freude daran, Kolleg*innen zu unterstützen und auf einen abwechslungsreichen Arbeitbeitsplatz?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung per E-Mail an: bewerbung@wilkenwerk.de