Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über das Unternehmen

Das Ingenieurbüro Umweltplanung Dr. Klimsa GmbH mit Sitz in Berlin erbringt im Schwerpunkt Leis-tungen zur Baufeldfreimachung bzw. Revitalisierung von Altstandorten, Erkundung, Bewertung und Sanierung von Schadstoffbelastungen in Böden und Gebäuden einschl. Abfallmanagement, bodenkundlicher Baubegleitung und technischen Untersuchungen sowie zur umwelttechnischen Standortprüfung bei Machbarkeitsstudien und Immobilientransaktionen.

Aufgaben

Wir sind ein Inhabergeführtes Ingenieurbüro mit derzeit neun Mitarbeiter:innen mit den Bürostandorten Berlin und Potsdam. Für unser Team suchen wir in Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Assistenz der Geschäftsführung.

• Verwaltung Posteingang / Postausgang;
• Ablagesystem Projektordner und Digitalisierung der Unterlagen;
• Koordinierung der Termine von Geschäftsführung und MitarbeiterInnen;
• Projektmanagement: Terminüberwachung von Lieferungen und Leistungen;
• Prüfung Eingangsrechnungen, Laborprüfberichte und sonstige Eingangspost und Zuordnung zu Projekten;
• Lohn-/Finanzbuchhaltung: Buchhaltung mittels DATEV, Kontierung, Kalkulation, Cash-Flow-Überwachung;
• Koordination mit Lohnbüro;
• Aufmaß und Leistungsbilanz Mitarbeiter Projekt-spezifisch zur Rechnungslegung;
• Redaktionelle Prüfung und Zusammenstellung von Berichten bzw. Berichtzuarbeiten;
• Mitarbeit beim Entsorgungsmanagement;
• Projektspezifische Zuarbeit / Unterstützung der Projektingenieure.

Anforderungen

Zur Erfüllung der Aufgaben ist im Regelfall von folgenden Anforderungen auszugehen:

• Kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Industriekauffrau/-mann o.ä.);
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel);
• Schriftverkehr und Geschäftskorrespondenz;
• Termin- und Besprechungsmanagement, Dokumentenmanagement;
• Rechnungswesen und vorbereitende Buchhaltung (DATEV);
• Angebots- und Auftragsbearbeitung;
• Mehrjährige Berufserfahrung (erwünscht).

Wir bieten

• Eine angenehme, respektvolle Arbeitsatmosphäre;
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien;
• Eigenverantwortliche Bearbeitung mit direktem Kundenkontakt;
• Vielfältiges Aufgabenspektrum statt starrer Spezialisierung;
• Flexible Arbeitszeiten und gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben;
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten;
• Langfristige Entwicklungsperspektive in einem etablierten Ingenieurbüro.

Bewerbung

Wenn Sie Interesse an der Mitarbeit in unserem motivierten Team haben und bestenfalls über mehrjährige Berufserfahrung verfügen, so senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per Email an:

• bewerbungen@klimsa-umweltplanung.de