Sekretär*in
Über das Unternehmen
Wir sind eine Stadt mit ca. 13.300 Einwohnern in reizvoller und verkehrsgünstiger Lage des mittleren Schwarzwaldes. Eine starke Wirtschaft, Tourismus und Landwirtschaft gehen hier Hand in Hand. Alle schulischen Einrichtungen sind vorhanden. Es besteht im kulturellen, sportlichen und im Freizeitbereich für alle Jahreszeiten ein vielseitiges Angebot. Weitere Auskünfte hierzu können Sie auch unter erhalten.
Aufgaben
- Sekretariatsarbeiten und Zuarbeit für den Hoch- und Tiefbaubereich z. B. Aktenführung, Papierakte, Digitale Dokumentenarchivierung, Auftragsschreiben, Verwaltungsarbeiten allgemein, Rechnungsprüfung, etc.
- Zentrale Aktenführung und Aktenverwaltung für den Hoch- und Tiefbaubereich
- Zuarbeit und stellvertretende Sekretariatsarbeiten für das Stadtbauamt z. B. Terminkoordinierung, Schriftverkehr, Aktenführung, Telefon- und Auskunftsdienst etc.
- Aufgaben der Geschäftsstelle des Technischen Ausschusses z. B. Erstellung von Sitzungsvorlagen, Niederschriften und Ausschnitten, Protokollierung im Vertretungsfall sowie in Teilbereichen Gemeinderat und div. Lenkungskreisen, Erstellung von Präsentationen für den Technischen Ausschuss und den Gemeinderat, etc.
- Führen des städtischen Baulastenverzeichnisses (Eintragung, Prüfung und Löschung von Baulasten; Erteilung von Auskünften inkl. Rechnungsstellung)
- Vertretung der Sachbearbeitung im Bauhof (Erledigung allgemeiner Sekretariatsarbeiten; Stammdatenpflege, Prüfung und Erfassung von Arbeitsnachweisen der Mitarbeiter innen, Fahrzeuge und Leistungsbereiche; Annahme, Abrechnung, Rechnungsstellung und Fakturierung von Einzel- und Daueraufträgen; Zeiterfassung der Mitarbeiter innen; etc.
Anforderungen
- Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte r, als Bautechnische r Konstrukteur in (früher Bauzeichner in) oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
- Berufserfahrung im Sekretariats- bzw. Assistenzbereich wären wünschenswert
- Ein sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Power Point) sowie aufgabenbezogener Software (Session, Vergabemanager, SAP, KM-EWO, WEBGIS etc.) wären wünschenswert
- Eine strukturierte, zuverlässige, genaue sowie ämterübergreifende Denk- und Arbeitsweise
- Eine schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative, Kreativität und Organisationsgeschick
- Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke
Wir bieten
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Eine unbefristete Beschäftigung mit tariflicher Bezahlung nach TVöD
- Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Einen modernen und krisensicheren Arbeitsplatz sowie sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Mitarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team bei angenehmer Arbeitsatmosphäre
- Regelmäßige Möglichkeiten zur aufgaben- und persönlichkeitsorientierten Fort- und Weiterbildung
- Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
- Möglichkeit des Fahrradleasings im Rahmen der Entgeltumwandlung
- Übertariflicher Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
Bewerbung
Für Ihre Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Tröndle, Leiter Planen & Bauen, 07724 · 87180, gerne zur Verfügung. Vertragsfragen beantwortet Ihnen gerne Herr Costantino, Leiter Zentrale Steuerung & Dienste, 07724 · 87136.
Bewerbungsschluss ist der 1. November 2026. Für Ihre Bewerbung steht Ihnen unser Online-Bewerbungsformular zur Verfügung.
Sonstiges
Referenz-Nr.: Sekretariat Bauamt 2026_10