Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Einleitung

Zur Unterstützung von Dennis Seifert und zur Entlastung im internen Tagesgeschäft suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für SQ Solutions und SEITCO Consulting. Aufgaben

Support für Dennis und intern Organisation von Terminen mit Kunden, Bewerbenden etc. im TQ, auswärts oder online Im Blick behalten des Outlook-Kalenders von Dennis (SQ Solutions & SEITCO), Terminkoordination, Klärung von Überschneidungen, Prüfung der Teilnahme-Notwendigkeit Ablage diverser Unterlagen in Papierform und digital (Rechnungen, Personalunterlagen, Verträge usw.) Pflege des Dateiordners „Business Development“ Vorbereitende Buchhaltung – Bankkonten SQ Solutions und SEITCO Consulting Zahlung der Eingangsrechnungen, Prüfung von Buchungen Regelmäßige Prüfung der Kontenbewegungen virtueller Kreditkarten der einzelnen Mitarbeitenden, ggf. Anforderung fehlender Belege Ansprechpartner für das Steuerbüro bei Fragen rund um die Buchhaltung Monatliche Rechnungsstellung an Kunden für die einzelnen Projekte LinkedIn Vorbereitung und Versand regelmäßiger Posts gemäß selbst erstelltem Redaktionsplan Webseite Inhaltliche Bearbeitung einzelner Bereiche der neuen Firmenwebsite (aktuell im Aufbau) Projektbezogene Aufgaben Erstellung/Erstattung von Reisekosten der Mitarbeitenden Erfassung/Prüfung der Projekteinsätze von Mitarbeitenden Erfassung und ggf. Erstattung der Projekteinsätze externer Mitarbeitender Erstellung der monatlichen Kundenrechnungen für die einzelnen Projekte Erfassung/Pflege der Budgetübersicht der einzelnen Projekte Personalthemen Unterstützung im Recruiting-Prozess: Kontakt und Terminabstimmung mit Bewerbenden, Organisation von Erstgesprächen, Erstellung von Angeboten und Verträgen Vorbereitung und Unterstützung im Onboarding- sowie Offboarding-Prozess Erfassung, Genehmigung und Pflege der An- und Abwesenheiten im Tool (Absentify) Monatliche Übersicht über Krankheitstage für das Steuerbüro Ansprechpartner für das Steuerbüro bei Fragen rund um Lohn- und Personalthemen Organisation von Events, Veranstaltungen und regelmäßigen Terminen Eigenständige Organisation von Sommerfest, Weihnachtsfeier und Offsite – von der Planung bis zur Durchführung (jährlich) Themennachmittag SQ Solutions im TQ (Terminierung, Raumbuchung, Agenda) Team-Jour-fixe SQ Solutions: Vorbereitung und Vortrag allgemeiner Themen, Pflege und Aktualisierung der Outlook-Terminserie inkl. Agenda, Raumbuchung und Teams-Link Sonstiges Organisation von Geschenken des Teams an Mitarbeitende zu besonderen Anlässen (z. B. Austritt, Geburt, Hochzeit)

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren Position Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook) sowie Offenheit für neue Tools (z. B. Absentify) Organisationstalent sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Kunden, Bewerbenden und Kolleginnen und Kollegen Sehr gute Deutschkenntnisse

Wir bieten

Hybrides Arbeiten Flexible Arbeitszeiten Betriebliche Altersvorsorge Schulungsbudget Firmenhandy mit privater Nutzung Freie Wahl des Firmenlaptops (Windows / Mac) Moderne Büroräume im Tech Quartier Frankfurt Regelmäßige Team-Events Freie Getränke

Weitere Informationen

Kontakt Dennis Seifert SQ Solutions info@sq-solutions.de