Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über das Unternehmen

Die Wärmewende passiert jetzt – und wir sind mittendrin. sinnogy ist ein Innovations- und Ingenieurbüro für die Wärmewende mit Sitz in Freiburg im Breisgau. Mit rund 30 Mitarbeiter:innen und mehr als 100 realisierten Projekten entwickeln wir für Kommunen und die Bau- und Energiewirtschaft innovative Energie- und Transformationskonzepte für die klimagerechte Wärmeversorgung von Quartieren, Ortschaften und Kommunen. Mehr als 10.000 Menschen können durch unsere Arbeit bereits klimaneutral wohnen und arbeiten.

Aufgaben

Du bist die zentrale Schnittstelle unseres Unternehmens: Bei dir laufen die Fäden zusammen, damit sich die Geschäftsführung und das Team auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Du denkst mit, gestaltest eigenständig und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

• Die rechte Hand der Geschäftsführung: Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei. Termine, Dienstreisen und Abstimmungen liegen bei dir. Du denkst voraus, priorisierst und stellst sicher, dass nichts untergeht.
• Gut organisiert unterwegs: Du buchst und koordinierst die Geschäftsreisen für das gesamte Team – von der Unterkunft bis zum Transportmittel – und behältst dabei Kosten und Abläufe im Blick.
• Ein Büro, in dem man gern arbeitet: Du gestaltest unsere Büroorganisation eigenverantwortlich, von der Beschaffung bis zur Verwaltung der Verbrauchsmaterialien. Dein Ziel: ein effizienter Büroalltag, in dem alles da ist, was gebraucht wird.
• Der erste Eindruck zählt: Du gestaltest das Onboarding neuer Mitarbeitender im Bereich Verwaltung. Mit einem strukturierten und herzlichen Start sorgst du dafür, dass sich neue Kolleg:innen vom ersten Tag an willkommen fühlen.
• Der erste Kontakt für neue Talente: Du bist erste Ansprechperson für Bewerbende, sichtest eingehende Bewerbungen und übernimmst die Vorqualifizierung.
• Unsere Stimme nach außen: Du bist erste Ansprechperson für Kunden und Partner – per Telefon, Mail und Brief. Du steuerst den analogen und digitalen Posteingang und sorgst dafür, dass jede Anfrage schnell bei der richtigen Person landet.
• Prozesse, die besser werden: Du entwickelst unsere Verwaltungsabläufe weiter, erkennst Verbesserungspotenzial und setzt neue Workflows um, damit wir intern schneller und effizienter arbeiten.

Anforderungen

• Praxiserfahrung im Office-Management: Du hast bereits Erfahrung im Office-Management oder Sekretariat gesammelt und weißt, worauf es im Tagesgeschäft ankommt.
• Teamplayer:in mit Herz: Du arbeitest gerne mit und für Menschen und sorgst dafür, dass deinen Team-Kolleg:innen der Arbeitsalltag leichter fällt.
• Kommunikationsstärke: Du hast eine freundliche Art, kommunizierst gerne, auch am Telefon, und triffst dabei immer den richtigen Ton.
• Sicher mit den richtigen Tools: Du bist versiert im Umgang mit den üblichen Microsoft-Office-Programmen (Excel, Word, PowerPoint) und arbeitest dich auch in neue digitale Tools schnell ein.

Wir bieten

• Flexibel in Teilzeit: Eine unbefristete Stelle in Teilzeit (50 % bis 80 %) in einem spannenden, zukunftsweisenden Bereich, in dem deine fachlichen und persönlichen Kompetenzen voll zur Geltung kommen.
• Ein Team, auf das Verlass ist: Ein sympathisches, hochmotiviertes Team, das eng zusammenarbeitet, sich gegenseitig unterstützt und in dem Vorgesetzte leicht zu erreichen sind.
• Flexibilität, die zum Leben passt: Ein modernes, bestens ausgestattetes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodellen – auch für junge Familien – inklusive Homeoffice.
• Fair vergütet: Eine leistungsorientierte Vergütung plus attraktive Zusatzleistungen wie Jobrad und Hansefit.
• Freiburg vor der Haustür: Unser Standort bietet eine außerordentliche Lebensqualität, einen hohen kulturellen Freizeitwert und die traumhafte Natur des Schwarzwaldes – sprichwörtlich direkt vor der Haustür.

Bewerbung

Bereit für den nächsten Schritt? Wenn dich unsere Mission und unsere Arbeitsweise ansprechen, dann freuen wir uns auf deine – ausschließlich elektronische – Bewerbung.

Schicke uns bitte deine Bewerbung inklusive Motivationsschreiben, Zeugnissen, deiner Gehaltsvorstellung und einem möglichen Eintrittstermin an: jobs@sinnogy.de

Und für alle noch offenen Fragen zu deiner Bewerbung hilft dir gerne Jana – Tel. 0761 2055 14 70