Vorstandsassistent*in (w/m/d) im Team

Wir verbinden Menschen, Orte und das Leben. Und somit schaffen wir Anschluss für jede*n.

Das ist nicht nur unser Beweggrund, sondern was unsere Arbeit im Kern ausmacht.

Täglich befördern wir ca. 270.000 Menschen durch Düsseldorf, Mettmann, Krefeld und Neuss und sorgen dafür, dass Sie verbunden bleiben.

Bereit für eine Aufgabe mit Sinn und Wirkung? Dann kommen Sie zu uns – und geben mit uns gemeinsam Anschluss!

Vorstandsassistent*in (w/m/d) im Team

Ihre Aufgaben:

Kalender- und Terminmanagement : Vorausschauende Planung und eigenverantwortliche Steuerung des Vorstandskalenders sowie Koordination interner und externer Termine

Prioritätenmanagement: Eigenständige Priorisierung von Terminen und Anliegen, souveräne Lösung kurzfristiger Terminkonflikte sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs

Postfachmanagement: Proaktive Steuerung des Vorstandspostfachs inklusive Sichtung, Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung eingehender Anliegen

Schnittstellen- und Informationsmanagement: Zentrale Koordination interner und externer Anfragen, zielgerichtete Kommunikation mit relevanten Ansprechpartner*innen und Gremien sowie strukturierte Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen

Fristen- und Wiedervorlagenmanagement: Zuverlässige Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und Follow-ups zur Sicherstellung einer termingerechten Bearbeitung und transparenter Informationsabläufe

Teamwork & Prozessoptimierung: Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Assistenzteam des Vorstands sowie aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung bestehender Arbeitsabläufe, insbesondere durch den Einsatz digitaler Tools und KI-Anwendungen

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise im Management- oder Vorstandsumfeld eines größeren Unternehmens, mit

Im komplexen Termin- und Kalendermanagement sowie in der eigenverantwortlichen Steuerung und Priorisierung von Postfächern sind Sie routiniert und gehen souverän mit kurzfristigen Veränderungen um

Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, OneNote und MS Teams, bringen eine hohe digitale Affinität mit und haben idealerweise bereits erste Erfahrungen im Einsatz von KI-Anwendungen zur effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen gesammelt

Die professionelle Kommunikation und Korrespondenz mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen gehört für Sie zum beruflichen Alltag

Sie überzeugen durch eine strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise und behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick

Mit ausgeprägtem Organisationsgeschick, einem sicheren Gespür für Prioritäten und hoher Serviceorientierung meistern Sie auch kurzfristige Veränderungen souverän

Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich und prägen Ihren Umgang mit vertraulichen Informationen

Als teamorientierte Persönlichkeit schätzen Sie die vertrauensvolle Zusammenarbeit, bringen sich aktiv ein und unterstützen ein verlässliches Miteinander

Veränderungen begegnen Sie mit Offenheit und Eigeninitiative und bringen Freude daran mit, bestehende Arbeitsabläufe zu hinterfragen und neue Lösungen aktiv mitzugestalten

Ihre Vorteile:

Gestaltungsspielraum: Ihre Ideen zählen – bringen Sie sich aktiv ein!

Sinnhafte Arbeit: Wir geben Anschluss – im wahrsten Sinne des Wortes.

Teamspirit: Engagiertes Team mit kollegialer Arbeitsatmosphäre

Sonderzahlungen: Weihnachts-, Urlaubsgeld und Leistungsprämie

Erholung: 30 Urlaubstage und 4 Entlastungstage

Weiterentwicklung: Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten

Flexibilität: Hybrides Arbeiten, Gleitzeit, Lebensarbeitszeitkonto

Sicherheit: Attraktive faire Vergütung nach dem TV-N sowie unbefristeter Arbeitsvertrag und eine vom Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge

Gesundheit: Arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung, eigener Fitnessraum, Fahrradleasing, Urban Sports Club

Weitere Benefits: Kostenloses Deutschlandticket, vergünstigtes Angehörigenticket, modernes Betriebsrestaurant, Corporate Benefits und vieles mehr

Die Rheinbahn hat sich Chancengleichheit für alle Geschlechter und berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir freuen uns deshalb sehr über Bewerbungen weiblicher Fachkräfte.

Ausdrücklich erwünscht sind auch Bewerbungen von Menschen mit Einwanderungsgeschichte. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt.

Steigen Sie bei uns ein und finden Sie Ihren Anschluss!

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin bequem über unser Online-Bewerbungstool („Jetzt bewerben") ein. Wir sind gespannt auf Ihre Unterlagen!

Ihre Ansprechperson:

Christoph Storms