Executive Personal Assistant

Über das Unternehmen

Posisi ini bekerja langsung di bawah Founder PT Wilujeng Berkah Abadi dan berada di luar struktur organisasi perusahaan. EPA bertugas mendampingi Founder dalam mengelola kebutuhan pekerjaan maupun aktivitas pribadi sehari-hari, agar waktu dan fokus beliau dapat digunakan secara optimal untuk hal-hal strategis.

Aufgaben

Tugas dan Tanggung Jawab

• Mengatur jadwal harian termasuk dalam rapat, janji temu, serta agenda pribadi.
• Mengurus kebutuhan perjalanan dinas dalam dan luar negeri secara end-to-end (tiket, akomodasi, itinerary, dokumen perjalanan)
• Menyaring telepon, pesan, dan email masuk sesuai prioritas, serta menyusun draft korespondensi
• Membantu persiapan dan pelaksanaan pertemuan bisnis maupun nonbisnis, termasuk komunikasi dengan klien, mitra, dan pihak eksternal
• Membuat notulen rapat serta menindaklanjuti action item kepada tim atau pihak terkait hingga tuntas
• Menyiapkan bahan briefing atau presentasi yang dibutuhkan
• Mengelola arsip dokumen penting, rekap pengeluaran, dan reimbursement
• Membantu urusan pribadi Founder yang telah disepakati, seperti janji temu pribadi dan keperluan harian lainnya
• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi bisnis maupun pribadi
• Sigap dan fleksibel dalam menangani kebutuhan mendesak sesuai prioritas

Anforderungen

Kualifikasi

• Minimal S1 Manajemen, Akuntansi, Psikologi, atau jurusan relevan
• Berdomisili Bandung
• Memiliki pengalaman 1–2 tahun sebagai Personal Assistant, Sekretaris, Admin Eksekutif, atau posisi sejenis
• Mahir menggunakan Google Workspace dan/atau Microsoft Office, serta aplikasi kalender dan produktivitas (termasuk AI tools)
• Mampu menulis email formal, notulen, dan ringkasan dengan rapi
• Proaktif, inisiatif, teliti, dan memiliki kemampuan problem-solving yang baik
• Terampil mengorganisasi pekerjaan, mengelola waktu, dan menangani banyak prioritas sekaligus
• Komunikatif, beretika profesional, dan tenang di bawah tekanan
• Berintegritas tinggi dan bersedia menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA)
• Bersedia bekerja dengan jam fleksibel (total 40 jam per minggu) dan melakukan perjalanan dinas ke luar kota maupun luar negeri bila diperlukan

Poin Plus

• Memiliki SIM A dan C
• Memiliki paspor Aktif
• Mampu berbahasa Inggris atau bahasa asing lainnya secara aktif

Skills:

• Secretarial Skills
• AI Tools
• Communication Skills
• Problem Solving
• Scheduling
• Organizational Skills
• English Language
• Google Workspace
• Time Management