General Affairs (GA)

Your tasks

Tanggung Jawab Utama A. Facility & Maintenance Management

• Memastikan fasilitas outlet, kantor, area kitchen, dining area, toilet, listrik, air, AC, dan peralatan pendukung berfungsi dengan baik.
• Mengkoordinasikan perbaikan dan preventive maintenance.
• Memantau kerusakan fasilitas dan memastikan tindak lanjut sesuai prioritas.
• Melakukan inspeksi fasilitas secara berkala.

B. Asset & Inventory Management

• Mengelola daftar aset perusahaan, nomor inventaris, lokasi, kondisi, dan penanggung jawab aset.
• Melakukan stock opname aset dan inventaris non-food secara berkala.
• Mengontrol perpindahan, peminjaman, kerusakan, dan penghapusan aset sesuai approval.
• Mengelola kebutuhan perlengkapan operasional seperti alat kebersihan, ATK, dan perlengkapan umum.

C. Vendor & Procurement Coordination

• Mencari dan mengevaluasi vendor jasa perbaikan, kebersihan, pest control, laundry, serta kebutuhan fasilitas.
• Meminta penawaran harga dan membandingkan biaya, kualitas, serta waktu pengerjaan.
• Memantau SLA, hasil pekerjaan, invoice, dan dokumen pendukung vendor.
• Memastikan pengeluaran mengikuti anggaran dan prosedur persetujuan perusahaan.

D. Licensing, Safety & Compliance Support

• Memantau masa berlaku dokumen dan perizinan usaha yang menjadi tanggung jawab GA.
• Mengkoordinasikan pemeriksaan APAR, jalur evakuasi, keselamatan fasilitas, dan pest control.
• Mendukung kesiapan dokumen inspeksi gedung, pengelola properti, dan instansi terkait.
• Memastikan temuan keselamatan ditindaklanjuti dan dieskalasikan sesuai tingkat risikonya.

E. Outlet Operational Support & Reopening

• Memastikan fasilitas, perlengkapan umum, utilitas, dan kebutuhan pendukung outlet siap sebelum operasional.
• Menyusun checklist kesiapan outlet untuk pembukaan atau reopening.
• Mengkoordinasikan outstanding pekerjaan dengan Operations, Kitchen, HR, Finance, dan vendor.
• Melaporkan kendala yang berpotensi menghambat pembukaan atau kelancaran operasional outlet.

Requirements

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau D3, diutamakan Administrasi, Manajemen, Teknik, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang General Affairs, Facility Management, atau Operational Support.
• Diutamakan memiliki pengalaman di industri F&B, restoran, cafe, hotel, atau retail dengan beberapa outlet.
• Memahami pengelolaan fasilitas, aset perusahaan, inventaris, vendor, dan kebutuhan operasional outlet.
• Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, pelaporan, dan pengolahan data menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, negosiasi, dan pemecahan masalah yang baik.- Teliti, disiplin, proaktif, memiliki rasa tanggung jawab, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu.
• Bersedia melakukan kunjungan ke outlet serta menangani kebutuhan operasional yang mendesak.
• Memiliki SIM C/A dan kendaraan pribadi menjadi nilai tambah apabila mobilitas antar-outlet dibutuhkan.

Kompetensi yang wajib dimiliki

• Kompetensi Standar yang diharapkan Facility management
• Mampu mengidentifikasi kerusakan, menentukan prioritas, dan memonitor penyelesaian Asset control Administrasi aset akurat, dapat ditelusuri, dan sesuai kondisi aktual Vendor management
• Mampu membandingkan penawaran, memonitor SLA, dan mengevaluasi kualitas pekerjaan Cost awareness
• Memahami anggaran, efisiensi biaya, dan proses approval
• Problem solving Cepat merespons masalah dan memberikan alternatif solusi
• Administration & reporting Membuat laporan, checklist, dokumentasi, dan rekap biaya secara sistematis
• Coordination Mampu berkoordinasi lintas departemen dan antar-outlet
• Integrity & ownership Menjaga aset, transparansi transaksi, dan akuntabilitas pekerjaan

Skills:

• Stock Opname
• Compliance
• Google Sheets
• Communication Skills
• Inventory Management
• Vendor Management
• Organizational Skills
• Problem Solving
• Microsoft Excel
• Financial Analysis
• Administration
• Asset Management

Other

Job Requirement — General Affairs (GA) Industri: Food & Beverage / Restaurant / Cafe Posisi: General Affairs Staff / Officer Departemen: General Affairs / Operations Support Melapor kepada: GA Supervisor / HR Manager / Operations Manager, sesuai struktur organisasi Area kerja: Kantor pusat dan seluruh outlet restoran/cafe Mobilitas: Bersedia melakukan kunjungan ke outlet dan vendor sesuai kebutuhan operasional Kualifikasi kandidat