Admin Marketing

PT Raxi IndonesiaSurabaya, Jawa Timurglintsveröffentlicht 29.10.2026

Muss:AI

Membantu Marketing menjawab telepon masuk dari pelanggan maupun pihak terkait secara profesional dan sopan.
Menangani pertanyaan awal pelanggan serta menyampaikan informasi sesuai kebutuhan.
Menerima pesan melalui WhatsApp, telepon, atau media komunikasi perusahaan lainnya.
Mencatat kebutuhan, permintaan, dan informasi penting dari pelanggan secara lengkap dan akurat ke dalam sistem perusahaan.
Meneruskan pertanyaan atau kebutuhan pelanggan kepada tim terkait apabila diperlukan.
Melakukan tindak lanjut komunikasi kepada pelanggan sesuai arahan dan jadwal yang ditentukan.

Membuat dokumen penawaran harga berdasarkan permintaan pelanggan dan informasi dari tim terkait.
Memastikan nama pelanggan, jenis barang atau jasa, spesifikasi, kuantitas, harga, dan ketentuan penawaran sudah benar.
Memeriksa kelengkapan & kebenaran dokumen sebelum dikirimkan kepada pelanggan.
Mengirimkan penawaran melalui email atau WhatsApp sesuai prosedur perusahaan.
Melakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen penawaran.
Memantau status penawaran yang telah dikirim serta melakukan follow-up sesuai arahan.
Memperbarui data penawaran apabila terdapat perubahan harga, spesifikasi, atau kebutuhan pelanggan.

Membuat invoice berdasarkan transaksi atau pekerjaan yang telah disetujui.
Memastikan data pelanggan, nomor invoice, tanggal, rincian barang atau jasa, nilai transaksi, dan informasi pembayaran sesuai.
Melakukan pengecekan ulang untuk meminimalkan kesalahan nominal maupun data administrasi.
Mengirimkan invoice sementara kepada pelanggan melalui media yang ditentukan.
Menyiapkan dokumen transaksi, seperti invoice, surat jalan, purchase order, faktur pajak, product support, atau dokumen lain sesuai kebutuhan perusahaan.
Melakukan pencatatan status invoice dan membantu pemantauan pembayaran berdasarkan data yang tersedia.
Menyimpan dokumen transaksi secara rapi dan mudah ditemukan kembali.

Membuat dan memperbarui jadwal kegiatan marketing, kunjungan pelanggan, pengiriman, pekerjaan teknisi, atau kegiatan operasional terkait.
Memastikan jadwal, waktu, lokasi, dan pihak yang terlibat tercatat dengan benar.
Melakukan koordinasi dengan tim internal untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana.
Menginformasikan perubahan jadwal kepada pihak terkait.
Memantau agenda harian dan mengingatkan tim mengenai kegiatan yang perlu dilaksanakan.
Membantu mengatur prioritas jadwal apabila terdapat perubahan atau pekerjaan mendesak.

Melakukan input data pelanggan, penawaran, invoice, transaksi, jadwal, serta aktivitas marketing ke sistem perusahaan.
Membuat rekapitulasi laporan harian, mingguan, dan bulanan sesuai kebutuhan.
Memperbarui data secara berkala agar informasi yang digunakan tetap akurat.
Memastikan kesesuaian data antara dokumen sumber, spreadsheet, dan sistem administrasi.
Membantu menyusun laporan invoice, status penawaran, aktivitas pelanggan, pekerjaan yang sedang berjalan, serta data administrasi lainnya.
Melakukan pengecekan ulang sebelum laporan diserahkan kepada atasan.
Menjaga kerahasiaan data pelanggan dan informasi internal perusahaan.

Mengelola penyimpanan dokumen fisik maupun digital secara sistematis.
Memberikan nama file dan mengelompokkan dokumen agar mudah dicari.
Memastikan dokumen penawaran, invoice, dan laporan tersimpan dengan lengkap.
Membantu kebutuhan administrasi tim marketing dan operasional lainnya.
Menjaga kerapian data serta memastikan dokumen diperbarui sesuai perkembangan pekerjaan.

Berkoordinasi aktif dengan tim marketing, sales, operasional, keuangan, dan bagian terkait lainnya.
Memastikan setiap instruksi pekerjaan dipahami dan diselesaikan sesuai tenggat waktu.
Memberikan pembaruan status pekerjaan kepada atasan apabila diperlukan.
Segera menginformasikan apabila ditemukan ketidaksesuaian data, kendala pekerjaan, atau informasi yang belum lengkap.
Menjalankan tugas administrasi tambahan yang masih berkaitan dengan kebutuhan perusahaan.

KUALIFIKASI DAN PERSYARATAN

Wanita, usia maksimal 26 tahun.
Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat, diutamakan jurusan Administrasi Perkantoran, Manajemen Perkantoran, Bisnis, Akuntansi, atau jurusan relevan.
Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang administrasi, administrasi marketing, sales admin, atau posisi sejenis.
Terbiasa mengendarai motor & SIM C aktif
Mampu mengoperasikan Microsoft Excel dan Microsoft Word dengan baik.
Terbiasa menggunakan email, WhatsApp, serta aplikasi administrasi perkantoran.
Mampu membuat dokumen penawaran harga, invoice, dan laporan administrasi.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.
Memiliki kemampuan mengetik dan melakukan input data dengan cepat serta akurat.
Terbiasa mengelola dokumen, jadwal, dan beberapa pekerjaan dalam waktu bersamaan.
Memiliki kemampuan berhitung dasar yang baik untuk membantu pengecekan nominal dan data transaksi.
Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
Penempatan di Medokan, Rungkut, Surabaya

KOMPETENSI YANG DIBUTUHKAN

Teliti dan akurat : Mampu memeriksa kembali data, nominal, tanggal, serta dokumen sebelum dikirim atau dilaporkan.
Cekatan dan tanggap : Mampu menangani pekerjaan dengan cepat tanpa mengabaikan ketelitian.
Terorganisir : Mampu mengatur dokumen, jadwal, dan prioritas pekerjaan secara sistematis.
Komunikatif : Mampu berkomunikasi secara sopan, jelas, dan profesional dengan pelanggan maupun rekan kerja.
Disiplin dan bertanggung jawab : Mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline dan mengikuti prosedur perusahaan.
Inisiatif : Tidak selalu menunggu instruksi untuk pekerjaan rutin yang sudah dipahami serta mampu mengingatkan apabila ada pekerjaan yang belum selesai.
Mau belajar : Bersedia mempelajari sistem kerja, format dokumen, dan prosedur administrasi yang digunakan perusahaan.

Skills: