sales admin

Your tasks

TUGAS & TANGGUNG JAWAB

1. Menerima, mencatat, dan memverifikasi Purchase Order (PO) dari pelanggan, memastikan kelengkapan data seperti spesifikasi produk, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang disepakati.
2. Membuat Surat Jalan untuk setiap pengiriman produk kepada pelanggan secara akurat, lengkap, dan tepat waktu sesuai dengan PO pelanggan.
3. Membuat, mengisi, dan memperbarui Database Jadwal Pengiriman berdasarkan PO pelanggan / Sales Order, dan jadwal produksi yang telah direncanakan oleh PPC.
4. Berkoordinasi dengan bagian Gudang dan Pengiriman untuk memastikan kesesuaian barang yang akan dikirim dengan Surat Jalan yang diterbitkan.
5. Berkoordinasi dengan bagian Gudang, PPC, dan Pengiriman untuk memastikan jadwal pengiriman produk kepada pelanggan sesuai dengan tanggal yang dijanjikan.
6. Mengarsipkan dan membuat rekonsiliasi surat jalan secara berkala sebagai bukti dan rekaman mutu.
7. Menyiapkan dan mengelola dokumen administrasi penjualan meliputi: PO pelanggan dan Surat Jalan.
8. Memperbarui database pelanggan dan database order secara rutin untuk menjaga keakuratan data penjualan.
9. Memantau dan mencatat status pengiriman setiap order hingga barang diterima oleh pelanggan.
10. Mendokumentasikan dan mengarsipkan bukti penerimaan barang dari pelanggan (Surat Jalan yang telah ditandatangani pelanggan) sebagai dasar penagihan.
11. Menginformasikan kepada pelanggan apabila terdapat ketidaksesuaian atau perubahan terkait spesifikasi, harga, maupun jadwal pengiriman.
12. Menerima, mencatat dan menangani keluhan pelanggan yang masuk.
13. Melaksanakan survei kepuasan pelanggan secara berkala.
14. Menyusun laporan rekapitulasi order bulanan serta kepuasan dan keluhan pelanggan.

Menahan dan mengembalikan PO yang diterima dari pelanggan apabila data atau spesifikasi tidak lengkap, hingga pelanggan melengkapi persyaratan yang diperlukan.

1. Berkomunikasi secara langsung kepada pelanggan apabila terjadi ketidaksesuaian dengan persyaratan PO, repeat order, dan saat pelaksanaan survei kepuasan pelanggan.
2. Menerbitkan Surat Jalan resmi atas dasar PO yang telah diverifikasi dan disetujui.
3. Mengakses seluruh data order, harga, dan informasi pelanggan yang diperlukan untuk keperluan administrasi, serta berkewajiban menjaga kerahasiaannya.

Menetapkan dan mengelola sistem penomoran serta pengarsipan dokumen administrasi penjualan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan

WEWENANG

1. Menahan dan mengembalikan PO yang diterima dari pelanggan apabila data atau spesifikasi tidak lengkap, hingga pelanggan melengkapi persyaratan yang diperlukan.
2. Berkomunikasi secara langsung kepada pelanggan apabila terjadi ketidaksesuaian dengan persyaratan PO, repeat order, dan saat pelaksanaan survei kepuasan pelanggan.
3. Menerbitkan Surat Jalan resmi atas dasar PO yang telah diverifikasi dan disetujui.
4. Mengakses seluruh data order, harga, dan informasi pelanggan yang diperlukan untuk keperluan administrasi, serta berkewajiban menjaga kerahasiaannya.
5. Menetapkan dan mengelola sistem penomoran serta pengarsipan dokumen administrasi penjualan sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.

Requirements

• Public Speaking
• Teamwork
• Administration
• Presentation Skills
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Communication
• Microsoft Office
• Analytical Skills
• Customer Service