SECRETARY TO DIRECTOR

About the company

Ringkasan Pekerjaan CV Dwi Putu Kassirano, bagian dari Mandala Group, membuka kesempatan bagi individu yang energik, komunikatif, proaktif, dan memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk bergabung sebagai Secretary to Director. Posisi ini bertanggung jawab membantu Direktur dalam pengelolaan agenda, komunikasi bisnis, koordinasi aktivitas harian, serta kebutuhan administratif agar seluruh kegiatan Direktur berjalan lancar dan terorganisir. Kami mencari kandidat yang percaya diri, mudah beradaptasi, senang berinteraksi dengan banyak orang, dan tertarik memanfaatkan teknologi termasuk Artificial Intelligence (AI) untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Your tasks

Job Description / Tanggung Jawab

1. Mengatur dan mengoordinasikan jadwal harian Direktur, termasuk meeting, appointment, kunjungan proyek, dan agenda bisnis lainnya.
2. Membantu mengelola komunikasi Direktur melalui email, telepon, WhatsApp, serta komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal.
3. Menyiapkan kebutuhan meeting, membuat notulen, dan melakukan follow-up atas tugas atau instruksi dari Direktur.
4. Mengatur perjalanan dinas Direktur, termasuk pemesanan tiket, hotel, transportasi, dan penyusunan itinerary.
5. Membantu menyiapkan dokumen, laporan, presentasi, serta korespondensi bisnis.
6. Berkoordinasi dengan berbagai divisi untuk memastikan kebutuhan dan instruksi Direktur ditindaklanjuti tepat waktu.
7. Menyambut serta mendampingi tamu, klien, vendor, maupun mitra bisnis perusahaan secara profesional.
8. Mengelola dan mengarsipkan dokumen penting dengan rapi serta menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
9. Membantu kebutuhan administratif dan koordinasi kegiatan Direktur sesuai arahan.
10. Memanfaatkan tools digital dan AI untuk membantu penyusunan jadwal, rangkuman meeting, pembuatan dokumen, dan peningkatan efisiensi pekerjaan.

Requirements

Qualifications / Kualifikasi

1. Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan, diutamakan Administrasi Bisnis, Sekretaris, Komunikasi, Manajemen, atau bidang terkait.
2. Memiliki pengalaman minimal 1–3 tahun di bidang Secretary, Personal Assistant, Executive Assistant, Administration, Customer Relations, atau posisi serupa. Fresh graduate dengan kemampuan komunikasi dan organisasi yang baik dapat dipertimbangkan.
3. Memiliki kemampuan bahasa Inggris minimal tingkat intermediate, mampu melakukan percakapan sehari-hari dan komunikasi bisnis sederhana. Tidak harus fluent.
4. Memiliki kepribadian outgoing, ramah, percaya diri, mudah bergaul, dan nyaman berinteraksi dengan berbagai pihak.
5. Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang baik, baik secara lisan maupun tulisan.
6. Proaktif, cekatan, teliti, mampu melakukan multitasking, serta memiliki kemampuan problem-solving yang baik.
7. Menguasai Microsoft Office dan Google Workspace (Google Calendar, Gmail, Docs, Sheets, dan Drive).
8. Memiliki ketertarikan terhadap teknologi dan tools Artificial Intelligence seperti ChatGPT, Gemini, atau aplikasi AI lainnya menjadi nilai tambah.
9. Memiliki penampilan rapi, profesional, berintegritas, dan mampu menjaga kerahasiaan informasi.
10. Bersedia ditempatkan atau relokasi ke Bali.
11. Fleksibel mengikuti agenda pekerjaan Direktur dan bersedia melakukan perjalanan dinas jika diperlukan.

Nilai Tambah

• Memiliki pengalaman bekerja di lingkungan startup, hospitality, corporate, atau perusahaan dengan aktivitas bisnis yang dinamis.
• Terbiasa menggunakan ChatGPT, Gemini, Notion AI, atau AI tools untuk mendukung produktivitas.
• Memiliki SIM A atau SIM C.
• Berpengalaman mengatur event, meeting, atau perjalanan bisnis.

Karakter Kandidat yang Dicari Kami mengutamakan individu yang memiliki semangat belajar tinggi, komunikatif, mudah membangun relasi, adaptif terhadap teknologi, dan mampu bekerja secara mandiri maupun bersama tim. Kandidat tidak harus memiliki pengalaman panjang sebagai sekretaris eksekutif, tetapi harus memiliki inisiatif, rasa tanggung jawab, dan kemampuan koordinasi yang baik.

Skills: Communication Skills, Microsoft Office, Google Sheets, Scheduling, Organizational Skills, Microsoft Outlook, Administration, Google Docs, Microsoft 365, Secretarial Skills

Other

Lokasi: Bali Tipe Pekerjaan: Full-Time Level: Junior – Mid Level Atasan Langsung: Direktur