Admin Operasional Bengkel (MEP)

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Pengelolaan Data Maintenance Freezer di POS Membuat dan memperbarui database freezer di setiap POS/outlet mitra (nama outlet, alamat, nomor aset, tipe/merek freezer, dan kondisi unit). Mencatat riwayat (historical) maintenance setiap freezer: tanggal maintenance terakhir, jenis pekerjaan, teknisi yang menangani, serta temuan di lapangan. Menyusun jadwal preventive maintenance berikutnya dan memberikan pengingat kepada tim MEP sebelum jadwal jatuh tempo.

B. Penanganan Kebutuhan Urgent Menerima dan mencatat laporan kerusakan atau kebutuhan maintenance mendesak dari POS/outlet. Menghubungi dan menugaskan staf MEP untuk penanganan maintenance rutin maupun kondisi urgent. Memantau progres pekerjaan hingga selesai dan mengonfirmasi hasilnya kepada pihak POS.

C. Penjadwalan Kunjungan Lapangan Membuat jadwal kunjungan (visit) tim MEP ke POS/outlet, baik untuk maintenance rutin maupun penanganan urgent. Mengatur rute dan pembagian tugas teknisi agar kunjungan berjalan efektif dan efisien. Mengumpulkan laporan hasil kunjungan (work order, berita acara, foto sebelum dan sesudah pekerjaan).

D. Pencatatan Tools MEP & Pengadaan Barang Mencatat dan mengelola data tools serta peralatan yang digunakan untuk maintenance (jumlah, kondisi, peminjaman, dan pengembalian). Membuat Item Requisition di sistem Accurate untuk kebutuhan tools, spare part, dan material MEP. Menyusun Purchase Request (PR) kebutuhan MEP bersama Leader MEP dan memastikan setiap PR telah ditandatangani oleh Leader MEP sebelum diajukan. Memantau status PR hingga barang diterima.

E. Pengelolaan Petty Cash & Budget Perjalanan Mengajukan petty cash untuk kebutuhan operasional MEP, seperti bahan bakar (bensin) tim MEP dan kebutuhan kecil lainnya. Menyusun budget perjalanan dinas tim MEP ke luar kota (transportasi, akomodasi, uang makan, dan biaya lainnya). Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran (nota, kuitansi, struk) dan melakukan clearance/pertanggungjawaban petty cash maupun biaya perjalanan dinas tepat waktu.

F. Pengelolaan Gudang Operasional Bertanggung jawab atas gudang operasional MEP, termasuk kerapian dan keamanan barang. Mencatat kartu stok untuk setiap barang yang masuk dan keluar gudang. Membuat dokumen pengeluaran/penerimaan barang melalui sistem Accurate. Melaksanakan stock opname setiap bulan dan melaporkan selisih stok (jika ada) kepada atasan.

G. Pelaporan Menyusun laporan berkala (mingguan/bulanan) mengenai status maintenance POS, pekerjaan urgent, penggunaan petty cash, biaya perjalanan, serta hasil stock opname. Membantu administrasi maintenance internal (gedung, mesin produksi es krim, dan instalasi listrik) sesuai arahan Leader MEP.

Kualifikasi Persyaratan Utama Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan jurusan Teknik, Manajemen, Akuntansi, atau Administrasi. Pengalaman minimal 1 tahun sebagai admin maintenance, admin teknik, admin gudang, atau posisi sejenis. Terbiasa menggunakan sistem Accurate, khususnya untuk Item Requisition dan dokumen persediaan. Mahir Microsoft Excel (VLOOKUP, pivot table, pengolahan data) dan Microsoft Word. Memahami proses administrasi Purchase Request (PR), petty cash, dan clearance biaya. Memahami pengelolaan kartu stok dan stock opname.