Operation (Project) Admin

TANGGUNG JAWAB UTAMA

• Mengelola administrasi proyek secara lengkap, akurat, dan terorganisir
• Menyiapkan, mengarsipkan, dan mengendalikan dokumen proyek baik dalam bentuk fisik maupun digital
• Membuat dan memperbarui laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait progres proyek sesuai kebutuhan
• Mengumpulkan data progress pekerjaan dari Site Leader dan tim lapangan untuk keperluan pelaporan
• Membantu penyusunan dokumen administrasi proyek seperti surat tugas, berita acara, checklist, dan dokumen pendukung lainnya
• Melakukan monitoring kelengkapan dokumen proyek yang dibutuhkan oleh internal maupun klien
• Mengelola administrasi kehadiran, timesheet, lembur, dan data tenaga kerja proyek sesuai prosedur Perusahaan
• Membantu proses administrasi pengadaan material, alat kerja, dan kebutuhan operasional proyek
• Berkoordinasi dengan Finance terkait administrasi tagihan, pembayaran vendor, reimbursement, dan kebutuhan administrasi proyek lainnya
• Memastikan seluruh data proyek terdokumentasi dan tersimpan dengan baik untuk keperluan audit maupun evaluasi
• Membantu pengelolaan korespondensi proyek dengan pihak internal maupun eksternal
• Menjaga kerahasiaan data dan dokumen Perusahaan
• Melaksanakan pekerjaan ad hoc lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup jabatan

2. OUTPUT

• Dokumentasi proyek lengkap dan rapi
• Laporan progress proyek yang akurat dan tepat waktu
• Data administrasi terpelihara dengan baik
• Jadwal dan administrasi proyek yang terkelola dengan baik
• Administrasi kehadiran dan timesheet proyek terdokumentasi dengan benar
• Kebutuhan administrasi operasional proyek terpenuhi sesuai jadwal
• Dokumen pendukung penagihan dan pelaporan tersedia secara lengkap
• Tingkat kepatuhan administrasi proyek sesuai standar Perusahaan

3. OTORITAS PEKERJAAN

• Mengelola dan mendistribusikan dokumen proyek
• Meminta update data dari tim terkait proyek
• Mengingatkan timeline dan deadline administrasi
• Monitoring kelengkapan dokumen operasional proyek

a. Approve and/or Implement

• SPPL tim jika ada
• Ijin Karyawan keluar kantor
• Surat Tugas Luar Kota jika ada
• Korespondensi dengan internal/external

4. SPESIFIKASI PEKERJAAN

a. Kualifikasi Umum

• Minimal S1/D3 Administrasi Bisnis, Manajemen, Teknik Industri, atau bidang terkait
• Pengalaman minimal 1 – 2 tahun sebagai Project Admin, Admin Operasional, Admin Proyek, atau posisi sejenis (fresh graduate dipertimbangkan untuk posisi junior)
• Memahami dasar-dasar dan pelaporan administrasi yang rapi
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office dengan baik
• Memiliki ketelitian tinggi, integritas dan teknik problem solving yang baik
• Disiplin dan mampu bekerja dengan deadline
• Bersedia ditempatkan di kantor maupun lokasi proyek sesuai kebutuhan Perusahaan

b. Keahlian

• Administrasi
• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Document Control
• Data Entry & Filing Management
• Project Reporting
• Time management
• Analytical thinking
• Communication skill

Skills: Microsoft Excel, Customer Service, Administration, Microsoft Outlook, Organizational Skills, Microsoft Office, Analytical Thinking, Project Reporting, Data Entry, Google Docs, Google Sheets, Time Management, Office Administration, Communication Skills