Tugas dan Tanggung Jawab:
- Melakukan pengarsipan seluruh dokumen perusahaan, baik dalam bentuk fisik maupun digital, secara rapi, sistematis, dan terstruktur.
- Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis, tanggal, nomor dokumen, divisi, atau kategori lainnya sesuai dengan sistem pengarsipan perusahaan.
- Melakukan pencatatan, penomoran, dan pelabelan dokumen untuk memudahkan proses pencarian dan penggunaan kembali.
- Memastikan seluruh dokumen tersimpan dengan aman, lengkap, dan mudah diakses oleh pihak yang berwenan
- Melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen, seperti surat perjanjian kerja, dokumen karyawan, surat jalan, invoice, dan dokumen administrasi lainnya.
- Melakukan pemindaian (scanning), penggandaan (photocopy), serta pengunggahan dokumen ke dalam folder atau sistem penyimpanan digital perusahaan.
- Memperbarui data dan daftar arsip secara berkala untuk memastikan kesesuaian antara dokumen fisik dan data digital.
- Melakukan pencarian dan menyediakan dokumen yang dibutuhkan oleh divisi terkait sesuai dengan prosedur perusahaan.
- Menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi perusahaan serta memastikan dokumen tidak digunakan atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
- Melakukan pengecekan berkala terhadap kondisi arsip dan memastikan dokumen tidak rusak, hilang, atau tercecer.
- Membantu proses administrasi, termasuk pendistribusian dokumen, pencatatan dokumen masuk dan keluar, serta tindak lanjut dokumen yang belum lengka
- Membuat laporan pengarsipan dan melaporkan kendala terkait dokumen kepada atasan.
- Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan pengarsipan sesuai arahan atasan dan kebutuhan perusahaan.
