Marketing Procurement Executive

About the company

PT. Armada Logistik Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa logistik dan distribusi yang terus berkembang dan berkomitmen memberikan layanan terbaik bagi pelanggan di seluruh Indonesia. Saat ini kami membuka kesempatan bagi profesional yang kompeten dan berdedikasi untuk bergabung bersama tim kami sebagai:

Your tasks

MARKETING PROCUREMENT – LOGISTICS

1. Job Purpose

Bertanggung jawab mendukung kegiatan marketing dan pengembangan bisnis perusahaan logistik melalui pencarian dan pengelolaan vendor, pengumpulan serta analisis harga layanan logistik, penyusunan quotation, administrasi tender, dan pengelolaan database komersial. Posisi ini berperan dalam memastikan ketersediaan vendor yang kompetitif, akurasi harga, dan dukungan komersial yang efektif untuk meningkatkan peluang bisnis perusahaan.

1. Key Responsibilities

A. Vendor Sourcing & Management

• Melakukan pencarian, seleksi, dan registrasi vendor baru untuk kebutuhan layanan logistik, termasuk trucking, shipping lines, tongkang (barge), freight forwarding, warehousing, dan jasa transportasi lainnya.
• Mengelola dan memperbarui database vendor, meliputi profil perusahaan, legalitas, cakupan layanan, kapasitas, rute, dan informasi kontak.
• Meminta dan mengumpulkan penawaran harga dari vendor sesuai kebutuhan pelanggan dan peluang bisnis.
• Melakukan perbandingan harga, evaluasi layanan, serta negosiasi tarif dan syarat komersial dengan vendor.
• Membangun dan menjaga hubungan baik dengan vendor untuk memperoleh harga kompetitif, kualitas layanan, dan ketersediaan kapasitas.
• Melakukan evaluasi berkala terhadap performa vendor berdasarkan harga, ketepatan waktu, kualitas layanan, dan responsivitas.

B. Marketing & Sales Support

• Mendukung tim Marketing dan Sales dalam mengidentifikasi peluang bisnis serta menyiapkan informasi layanan logistik yang dibutuhkan pelanggan.
• Menyediakan data harga, pilihan vendor, rute, dan alternatif layanan untuk mendukung penyusunan proposal komersial.
• Membantu menyiapkan materi penawaran dan informasi pendukung untuk kebutuhan presentasi kepada pelanggan.
• Berkoordinasi dengan tim Sales dalam menindaklanjuti kebutuhan pelanggan, permintaan harga, dan peluang kerja sama baru.
• Melakukan follow-up terhadap permintaan penawaran dan memastikan kebutuhan pelanggan ditindaklanjuti secara tepat waktu.

C. Pricing & Quotation Management

• Mengelola dan memperbarui database tarif layanan logistik, termasuk trucking rates, freight rates, shipping rates, barge rates, dan biaya terkait lainnya.
• Memproses Request for Quotation (RFQ) dengan mengumpulkan data harga dari vendor yang relevan.
• Menyiapkan perbandingan harga dan membantu penyusunan quotation berdasarkan biaya vendor, komponen biaya tambahan, serta target margin perusahaan.
• Memastikan harga, masa berlaku penawaran, syarat pembayaran, dan ketentuan layanan tercatat secara akurat.
• Memantau status quotation, revisi harga, proses negosiasi, dan tindak lanjut hingga terdapat keputusan pelanggan.
• Berkoordinasi dengan tim Operations dan Finance untuk memastikan kelayakan biaya dan kesesuaian penawaran.

D. Tender & Commercial Administration

• Mencari informasi peluang tender dan mendukung proses administrasi tender untuk proyek logistik dan transportasi.
• Menyiapkan serta mengoordinasikan dokumen tender, penawaran harga, dokumen legalitas, dan dokumen pendukung lainnya.
• Memastikan kelengkapan dokumen dan pemenuhan persyaratan tender sesuai tenggat waktu.
• Mengumpulkan penawaran dari vendor untuk mendukung penyusunan proposal tender yang kompetitif.
• Memantau jadwal tender, status submission, hasil evaluasi, dan tindak lanjut bersama tim terkait.

E. Database, CRM & Reporting

• Mengelola database vendor, pelanggan, prospek, pricing, quotation, dan peluang bisnis secara terstruktur.
• Memperbarui CRM dan sales pipeline sesuai aktivitas marketing dan sales yang berjalan.
• Melakukan quotation tracking dan memantau status setiap permintaan penawaran.
• Menyiapkan laporan berkala terkait aktivitas vendor, harga, quotation, tender, serta dukungan pengembangan bisnis.
• Menggunakan Microsoft Excel dan sistem internal perusahaan untuk memastikan akurasi data dan kemudahan pemantauan.
• Menjaga kerahasiaan informasi harga, data vendor, pelanggan, dan dokumen komersial.

Requirements

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Manajemen, Marketing, Logistik, Supply Chain Management, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja 3–5 tahun di bidang Marketing Support, Procurement, Sales Support, Commercial Support, Pricing, atau Tender Administration.
• Pengalaman di perusahaan logistik, trucking, freight forwarding, shipping, pelayaran, tongkang, atau transportasi menjadi nilai tambah.
• Memahami proses vendor sourcing, RFQ, quotation, negosiasi harga, dan administrasi tender.
• Terbiasa mengelola database vendor, pricing, quotation tracking, CRM, dan sales pipeline.
• Memiliki kemampuan Microsoft Excel dan pengolahan data yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi, negosiasi, koordinasi, dan follow-up yang kuat.
• Teliti, sistematis, proaktif, berorientasi pada hasil, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim serta berkoordinasi dengan departemen terkait.

Skills:

• Logistics Distribution
• Logistics Management
• Route Planning
• Warehouse Management