SUPERVISOR PURCHASING
Your tasks
Tujuan Jabatan: Memastikan seluruh kebutuhan barang dan jasa perusahaan terpenuhi sesuai spesifikasi, kualitas, kuantitas, harga, dan waktu pengiriman yang telah ditentukan, dengan tetap memperhatikan efisiensi biaya dan prosedur perusahaan.
- Tugas dan Tanggung Jawab
A. Pengadaan Barang dan Jasa
Melakukan proses pembelian barang dan jasa sesuai permintaan dari departemen terkait.
Menerima dan memeriksa Purchase Requisition (PR) atau formulir permintaan pembelian.
Memastikan barang yang diminta sesuai spesifikasi, jumlah, kualitas, dan kebutuhan perusahaan.
Melakukan pencarian supplier baru untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.
Memastikan proses pengadaan dilakukan sesuai anggaran dan kebijakan perusahaan.
Menindaklanjuti kebutuhan pembelian rutin maupun mendesak.
B. Pencarian dan Evaluasi Supplier
Mencari, menghubungi, dan membandingkan beberapa supplier atau vendor.
Meminta penawaran harga atau quotation dari supplier.
Membandingkan harga, kualitas, waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan garansi.
Melakukan negosiasi harga serta persyaratan pembelian dengan supplier.
Mengevaluasi kinerja supplier berdasarkan kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, harga, dan pelayanan.
Menjaga hubungan kerja yang baik dengan supplier untuk mendukung kelancaran pengadaan.
Memastikan supplier memenuhi persyaratan administrasi dan standar perusahaan.
C. Pembuatan Purchase Order (PO)
Membuat Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan pembelian yang telah disetujui.
Memastikan PO mencantumkan nama barang, spesifikasi, jumlah, harga, pajak, alamat pengiriman, dan termin pembayaran.
Memastikan persetujuan PO diperoleh sesuai prosedur perusahaan.
Mengirimkan PO kepada supplier dan memastikan pesanan diterima dengan benar.
Melakukan perubahan atau pembatalan PO apabila terdapat perubahan kebutuhan yang telah disetujui.
Mengarsipkan dokumen PO dan seluruh dokumen pendukung pembelian.
D. Monitoring Pengiriman dan Penerimaan Barang
Memantau status pesanan dari supplier sampai barang diterima oleh perusahaan.
Memastikan pengiriman sesuai jadwal dan alamat yang telah ditentukan.
Berkoordinasi dengan bagian gudang untuk memastikan kesesuaian barang yang diterima dengan PO.
Menindaklanjuti keterlambatan pengiriman, kekurangan barang, kerusakan, atau ketidaksesuaian spesifikasi.
Mengajukan retur atau penggantian barang kepada supplier apabila diperlukan.
Memastikan dokumen penerimaan barang, surat jalan, dan dokumen pendukung lainnya tersedia.
E. Administrasi dan Dokumentasi Purchasing
Mengelola dan memperbarui database supplier.
Menyimpan dokumen PR, quotation, PO, invoice, surat jalan, dan bukti penerimaan barang.
Membuat laporan pembelian secara berkala.
Melakukan pencatatan harga pembelian dan riwayat transaksi supplier.
Memastikan dokumen pembelian lengkap, akurat, dan mudah ditelusuri.
Menginput data transaksi pembelian ke sistem ERP, software purchasing, atau Microsoft Excel.
Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk proses audit internal maupun eksternal.
F. Pengendalian Biaya dan Anggaran
Melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang kompetitif.
Membandingkan harga pembelian dengan harga sebelumnya atau harga pasar.
Mengupayakan efisiensi biaya tanpa mengurangi kualitas barang.
Memastikan pembelian tidak melebihi anggaran yang telah disetujui.
Mengidentifikasi peluang penghematan biaya pengadaan.
Memantau perubahan harga dari supplier dan melaporkannya kepada atasan.
G. Koordinasi Internal
Berkoordinasi dengan bagian gudang terkait stok dan kebutuhan barang.
Berkoordinasi dengan bagian keuangan terkait invoice, termin pembayaran, dan kelengkapan dokumen.
Berkoordinasi dengan departemen pengguna untuk memastikan spesifikasi barang sesuai kebutuhan.
Berkoordinasi dengan bagian pajak atau akuntansi terkait dokumen perpajakan pembelian jika diperlukan.
Memberikan informasi mengenai status pesanan dan estimasi kedatangan barang kepada departemen terkait.
H. Kepatuhan dan Integritas
Mematuhi SOP pengadaan dan kebijakan perusahaan.
Menjaga kerahasiaan informasi harga, kontrak, dan data supplier.
Menghindari konflik kepentingan, gratifikasi, dan praktik yang merugikan perusahaan.
Memastikan setiap transaksi pembelian memiliki bukti dan persetujuan yang sah.
Melaporkan kendala atau indikasi penyimpangan dalam proses pengadaan kepada atasan.
- Indikator Penilaian Kinerja (KPI)
Efisiensi biaya pembelian: Kemampuan memperoleh harga kompetitif sesuai standar kualitas.
Ketepatan waktu pengadaan: Persentase pesanan yang dipenuhi sesuai jadwal.
Akurasi dokumen: Ketepatan dan kelengkapan PR, PO, invoice, serta dokumen pendukung.
Kualitas supplier: Tingkat kesesuaian barang dengan spesifikasi yang diminta.
Ketersediaan barang: Kemampuan memenuhi kebutuhan departemen sesuai waktu yang ditetapkan.
Kecepatan proses pembelian: Waktu penyelesaian permintaan pembelian hingga penerbitan PO.
Requirements
- Kualifikasi dan Persyaratan
Pendidikan minimal SMA/SMK atau D3/S1, sesuai kebutuhan perusahaan.
Memiliki pengalaman di bidang purchasing atau procurement menjadi nilai tambah.
Memahami proses pembelian, negosiasi harga, dan evaluasi supplier.
Mampu mengoperasikan Microsoft Excel dan Microsoft Office.
Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik.
Teliti dalam memeriksa harga, jumlah, spesifikasi, dan dokumen pembelian.
Mampu bekerja dengan target dan tenggat waktu.
Jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi.
Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
Memahami sistem administrasi pembelian dan perpajakan transaksi merupakan nilai tambah.
Other
Nama Jabatan: Purchasing Staff
Departemen: Purchasing / Procurement
Atasan Langsung: Purchasing Supervisor / Purchasing Manager
Kepatuhan SOP: Tingkat kepatuhan terhadap prosedur dan persetujuan pembelian.
Penyelesaian komplain: Kecepatan menangani keterlambatan, retur, dan ketidaksesuaian barang.
- Wewenang Jabatan
Meminta penawaran harga kepada supplier.
Melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian sesuai batas kewenangan.
Memberikan rekomendasi supplier berdasarkan hasil evaluasi.
Mengusulkan supplier alternatif apabila supplier utama mengalami kendala.
Mengajukan retur atau penggantian barang yang tidak sesuai.
Menerbitkan PO sesuai limit kewenangan dan persetujuan yang berlaku.
- Hasil Kerja yang Diharapkan
Kebutuhan barang dan jasa perusahaan terpenuhi tepat waktu.
Harga pembelian kompetitif dan sesuai anggaran.
Barang yang diterima sesuai spesifikasi dan kualitas.
Dokumen transaksi pembelian lengkap dan akurat.
Hubungan dengan supplier terjaga secara profesional.
Proses pengadaan berjalan efektif, transparan, dan sesuai SOP perusahaan.
Skills: Supplier Development, Industrial Purchasing, Purchasing Negotiation, Supplier Management, Vendor Management, Material Purchasing, Commodity Purchasing, Procurement, Purchasing, Procurement Management