Secrétaire polyvalente (H/F)

Missions

Vos missions seront

• Organisation de stages - Planification des sessions : recherche et réservation de salles, mobilisation des animateurs
• Gestion complète des inscriptions, à l'aide du logiciel interne : devis, conventions, inscriptions, convocations, facturation.
• Suivi des dossiers stagiaires : relances, complétude, conformité
• Préparation et clôture administrative des stages
• Relation avec les interlocuteurs (en présentiel, par téléphone et par e-mail)
• Interface avec les clients, partenaires, animateurs, institutions (tribunaux, préfectures le cas échéant, etc.)
• Réception, qualification et traitement des appels
• Accueil physique des stagiaires se présentant sur site (renseignements, enregistrement, paiement.)
• Information et orientation vers les bons interlocuteurs
• Transmission d'informations fiables et suivi des demandes
• Suivi comptable (niveau opérationnel)
• Enregistrement, encaissement (dépôt en banque) et suivi des règlements clients
• Relance des impayés et signalement des litiges
• Saisie et contrôle des factures fournisseurs
• Transmission mensuelle des éléments au service comptable

Mission de renfort et de continuité de service

• Assure le remplacement ponctuel ou l'appui opérationnel auprès d'autres régions, dans le cadre des compétences et des missions du poste.