Assistenz der Betriebsleitung / Operations Assistant (m/w/d) mit digitalem Fokus

Über das Unternehmen

Über uns – und warum diese Stelle besonders ist

Seit fast 150 Jahren steht die Prätorius GmbH für Werte, die verbinden: Fairness, Vertrauen und Zuverlässigkeit, besiegelt mit dem klassischen Handschlag. Als internationaler Großhändler beliefern wir anspruchsvolle Kunden weltweit – von Duty-Free-Shops bis zu Kreuzfahrtschiffen. Hinter diesem Erfolg steht ein starkes Team von über 70 Mitarbeitern.

Jetzt schlagen wir ein neues Kapitel auf: Um den operativen Bereich zukunftssicher aufzustellen, erweitern wir das Team der Betriebsleitung um diese neu geschaffene Schlüsselposition. Für dich bedeutet das: Du triffst nicht auf starre, eingefahrene Routinen, sondern hast die einmalige Chance, Strukturen von Grund auf aktiv mitzugestalten. Wir wollen als Team eng zusammenarbeiten, Prozesse optimieren und gemeinsam sehen, wie wir das Unternehmen weiter voranbringen.

Aufgaben

Deine Aufgaben bei uns – Breit gefächert & verantwortungsvoll

Als rechte Hand der Betriebsleitung hältst du den Rücken frei und steuerst Prozesse an der Schnittstelle von IT, Verwaltung und operativem Betrieb:

• Digitale Strukturierung (SharePoint): Du entwickelst und pflegst unser digitales Ablagesystem für Verträge und Dokumente auf MS SharePoint.
• Wartungs- & Facility-Management: Du legst Wartungskalender an (für Gebäude, Heizung, Türen, Wasserspender), überwachst Termine, holst Handwerkerangebote ein und prüfst diese eigenständig.
• HR-Administration & Zeiterfassung: Du verwaltest die digitale Zeiterfassung unseres Teams, pflegst das Bewerbungspostfach (inkl. Bestätigungen und Absagen) und schaltest Stellenanzeigen.
• Fuhrpark- & Vertragsmanagement: Du bestellst und verwaltest UTA-Tankkarten und prüfst sowie kündigst bestehende Verträge (z. B. Telekom) fristgerecht.
• Kaufmännische & operative Assistenz: Du übernimmst bestimmte Kostenprüfungen, den professionellen Kundenempfang im Haus sowie allgemeine organisatorische Alltagsaufgaben im Betrieb.

Anforderungen

Das bringst du mit – Schnelle Auffassungsgabe & Lust auf Mitgestaltung

Das Aufgabenspektrum bei uns ist enorm vielseitig. Wir suchen keine starre Routine-Verwaltungskraft, sondern jemanden, der Lust auf Dynamik und echte Teamarbeit hat.

• Nachweisbare schnelle Einarbeitung: Da die Position neu geschaffen wird, ist eine schnelle Auffassungsgabe der Schlüssel. Du hast in der Vergangenheit (z. B. im Job oder bei Projekten) schon bewiesen, dass du dich in kürzester Zeit eigenständig in neue Themengebiete hineinfuchsen kannst.
• Macher-Mentalität & Gestaltungsdrang: Du hast Spaß daran, Dinge neu aufzubauen und Prozesse zu optimieren (z. B. unser SharePoint-System), statt nur Listen abzuarbeiten.
• Starke IT-Affinität / MS 365: Du beherrschst MS Office sicher. Wenn du schon mal mit SharePoint-Strukturen gearbeitet hast, ist das ein großes Plus.
• Durchsetzungsstärke & Kommunikationsgeschick: Du findest immer den richtigen Ton – egal, ob du Top-Kunden bei uns im Haus empfängst oder im Betrieb konsequent die Einhaltung der Zeiterfassung nachhältst.
• Kaufmännische Basis: Eine kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management / Assistenz setzen wir voraus.

Wir bieten

• Sicherheit & Tradition: Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem krisenfesten, inhabergeführten Familienunternehmen.
• Echte Mitgestaltung: Die einmalige Chance, eine neue Rolle von Tag eins an selbst zu prägen und eng mit der Betriebsleitung auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten.
• Moderne Benefits: Kostenlose betriebliche Zusatzversicherung (Zahn, Sehhilfe, Vorsorge) sowie attraktive Corporate Benefits.
• Gemeinschaft: Ein jährliches Budget für Team-Building-Events, das ihr im Team komplett selbst verplanen dürft.
• Planbarkeit & Fairness: Eine faire Vergütung (inkl. Weihnachts- und Urlaubsgeld), flexible Arbeitszeiten (15–20 Std./Woche, nach Absprache auf 4 oder 5 Wochentage verteilt) mit Arbeitszeitkonto und verlässliche Freizeit ohne Wochenendarbeit.

Bewerbung

Du hast Lust, diese Reise mit uns zu starten?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Bitte sende deine Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse und ein kurzes Anschreiben, mit deinem frühestmöglichen Eintrittstermin) per E-Mail an Jens Pruin unter:

📩 Bewerbung@praetorius-gmbh.de

Sonstiges

*Standort: Neumünster (Oderstraße 75) Anstellungsart: Teilzeit (15–20 Stunden / Woche) Bereich:** Betriebsleitung / Organisation / IT-Administration