Assistenz HR (m/w/d)

Einleitung

Die PHYTEC ist ein international tätiger Technologiedienstleister für die Entwicklung und Fertigung von Embedded Systemen. Unsere Kunden sind innovative OEMs, Systemintegratoren und Anwendungsanbieter, die in ihren jeweiligen Zielmärkten mit der Qualität unserer Produkte und Leistungen Wettbewerbsvorteile erreichen. Unsere Leistung baut dabei auf Standardprodukten auf, die wir durch diese Vorleistung wirtschaftlich auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassen können. Dies erreichen wir durch eine langfristige, verlässliche und werteorientierte Partnerschaft. Ein Prinzip, das uns auch in der Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern, Gesellschaftern und Geschäftspartnern leitet. Unser Motto: Werte schaffen, Stärken stärken! Unsere Werte sind Eigenverantwortung, Respekt, Innovation und Begeisterung.

Aufgaben

• Du nimmst Mitarbeiteranliegen entgegen, beantwortest organisatorische Standardfragen und leitest fachliche Themen an die zuständigen Ansprechpersonen weiter.
• Du koordinierst Bewerbungsgespräche, pflegst den Bewerbungsstatus und unterstützt die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern.
• Du organisierst administrative Schritte bei Ein- und Austritten, forderst Unterlagen an und hältst Termine und Checklisten aktuell.
• Du pflegst Personalunterlagen und Daten und bereitest Bescheinigungen anhand bestehender Vorlagen vor.
• Du unterstützt die Organisation rund um Ausbildung, duales Studium, Betriebsarzt und Mitarbeiterangebote.
• Du hältst offene Vorgänge nach und sorgst für vollständige Unterlagen und verlässliche Rückmeldungen.
• Du bist die erste Ansprechperson an unserer Zentrale und verteilst intern die Post an die Kolleg*innen.
• Nach einer strukturierten Einarbeitung übernimmst du weitere Standardaufgaben, etwa in der Zeitwirtschaft, bei der Vorbereitung von Entgeltunterlagen und in der organisatorischen Projektunterstützung.

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltende oder vergleichbare Ausbildung oder passende Berufserfahrung in Organisation und Administration.
• Freude an strukturierten Abläufen, sorgfältiger Dokumentation und dem Kontakt mit unterschiedlichen Menschen.
• Einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, neue digitale Systeme kennenzulernen.
• Eine klare, freundliche und verbindliche Kommunikation, mündlich wie schriftlich.
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, offene Aufgaben nachzuverfolgen und bei Unklarheiten Rücksprache zu halten.
• Du kannst deine vereinbarte Wochenarbeitszeit auf fünf Arbeitstage von Montag bis Freitag verteilen.
• HR-Erfahrung ist willkommen, aber kein Muss. Auch mit Berufserfahrung außerhalb des Personalbereichs bist du bei uns richtig, wenn du die genannten Fähigkeiten mitbringst.

Wir bieten

• Ein sicherer, moderner Arbeitsplatz in einem global agierenden, innovativen Familienunternehmen.
• Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und Ideen einzubringen.
• Gesundes Wachstum und gesellschaftlich verantwortliche Unternehmensführung.
• Kurze, offene und ehrliche Kommunikationswege.
• Transparente Informationen für eine hohe Identifikation mit den Aufgaben und der Firmenentwicklung.
• Ein angenehmes Betriebsklima in einem positiven Arbeits- und Führungsfeld.
• Ein Standort im Rhein-Main-Gebiet mit guter Infrastruktur und allen Möglichkeiten im Bereich Freizeit, Sport und Kultur.

Weitere Informationen

• 25–30 Wochenstunden, verbindlich verteilt auf Montag bis Freitag im Büro in Mainz. Die genaue Wochenstundenzahl und die tägliche Arbeitszeit stimmen wir gemeinsam ab. - Wir freuen uns auf dich! Wir bieten dir die Mitarbeit in einem innovativen, begeisterten und zukunftsorientierten Team. Neben einer interessanten Aufgabe warten aussichtsreiche Perspektiven für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Gemeinsam mit dir machen wir es in der Summe einen Tick besser!