Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Unser Auftraggeber ist ein etabliertes Architekturbüro mit Sitz in 1190 Wien, spezialisiert auf hochwertige Architektur- und Planungsleistungen. Das Büro vereint langjährige Erfahrung, technisches Know-how und einen klaren gestalterischen Anspruch. Die Projekte reichen von Bildungseinrichtungen (Schulen/Universitäten) über Wohn- und Gewerbebauten bis hin zu komplexen Umbau- und Sanierungsmaßnahmen. Das Unternehmen zeichnet sich durch präzise Planung, effiziente Projektabwicklung und eine enge Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Fachplanern und Behörden aus.

Im Rahmen der laufenden und zukünftigen Projekte benötigt unser Auftraggeber eine professionelle Unterstützung in der Geschäftsführung. Die zunehmende Projektvielfalt sowie organisatorische Anforderungen machen eine Erweiterung des Teams notwendig. Ziel ist es, die Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben zu entlasten und die internen Abläufe weiter mit zu entwickeln.

Aufgaben & Verantwortung:

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung

Terminkoordination und Organisation von Meetings

Erstellung und Pflege von Dokumenten sowie Präsentationen

Kommunikation mit externen Partnern und Kunden

Erstellung von regelmäßigen Reports (z.B. Projektstatus, Finanzen, Team-Performance)

Unterstützung im Rechnungswesen (z.B. Vorbereitung von Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Belegverwaltung)

Verwaltung und Strukturierung interner Dokumente, Verträge und Reports

Kompetenz & Erfahrung:

Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten

Buchhaltung, Rechnungswesen

Zahlenaffinität und Genauigkeit bei Reportings und buchhalterischen Tätigkeiten

Eigenständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise

Sicherer Umgang mit digitalen AI -Tools (Google Workspace, ChatGPT)

Persönliche Voraussetzungen:

Ausgeprägte Kunden- und Lösungsorientierung

Ausgezeichnete Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeit

Freude am Arbeiten in einem internationalen Unternehmen

Organisationstalent und Durchsetzungsstärke, auch auf oberster Führungsebene

Professionelles Auftreten und Verhandlungssicherheit

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

Ein stabiles wirtschaftliches Umfeld

Ausgezeichnete Zukunftsaussichten in einer Wachstumsbranche

Engagiertes Expertenteam in einem international herausfordernden Umfeld

Sehr gutes Betriebsklima mit attraktiven Sozialleistungen und weiteren Benefits

Fixe Anstellung in Vollzeit 38,5 Std. / Woche bzw. Teilzeit möglich

Das Einkommen richtet sich nach der Qualifikation und Erfahrung der Kandidaten und liegt bei € 3.000- bis 3.500- pro Monat für 38,5 Wochenstunden.

Kontakt:

E-Mail: alexander.siemer@pers-con.at