Office Assistant (NL, DE)

Sind Sie administrativ stark, organisatorisch veranlagt und lieben Sie eine vielseitige Funktion mit internationalen Kontakten? Als Administrativer Mitarbeiter sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützen den täglichen Betrieb in den Bereichen Administration, Fakturierung, Offerten und praktische Organisation. Eine herausfordernde Funktion innerhalb eines spezialisierten technischen KMU im Waasland.Spricht Sie das an? Dann lesen Sie schnell weiter!Der Inhalt der Funktion* Was Sie als Administrativer Mitarbeiter tun werden:

• Die tägliche Büroadministration organisieren und sicherstellen, dass alles reibungslos und strukturiert abläuft.
• Das allgemeine Postfach verwalten, telefonische Anrufe entgegennehmen und eingehende Post bearbeiten.
• Offerten vorbereiten, erstellen und administrativ für internationale Kunden nachverfolgen.
• Verkaufsrechnungen erstellen und Zahlungen korrekt nachverfolgen.
• Einkaufsrechnungen kontrollieren und in Exact Online einbuchen.
• Zahlungen vorbereiten und ausführen sowie die Finanzadministration unterstützen.
• Kontakt mit Kunden und Lieferanten pflegen bezüglich Offerten, Rechnungen, Bestellungen und administrativer Fragen.
• Das Management von Wechselstücken und Ersatzteilen unterstützen, einschließlich Lagerkontrolle und administrativer Nachverfolgung.
• Geschäftsreisen organisieren für die Geschäftsführung und technische Mitarbeiter, einschließlich Flüge, Hotels und praktische Termine.
• Administrative Dokumente und Dossiers verwalten für technische Projekte, Wartungsarbeiten und internationale Aufträge.
• Daten in Exact Online korrekt verarbeiten, aktualisieren und kontrollieren.
• Unterstützung bei der Personaladministration und der Suche nach neuen Mitarbeitern bieten.
• Direkt mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und Unterstützung bei verschiedenen organisatorischen Aufgaben bieten.
• Administrative Prozesse kritisch betrachten und Vorschläge zur effizienteren Arbeitsweise machen.
• Selbstständig Prioritäten setzen und sicherstellen, dass wichtige administrative Maßnahmen rechtzeitig erledigt werden.

Unser Kunde Sie kommen zu einem spezialisierten technischen KMU im Waasland mit mehr als 25 Jahren Expertise in industriellen Hochdruckanlagen und isostatischen Presstechnologien. Das Unternehmen unterstützt Kunden weltweit in Sektoren wie Automotive, Luftfahrt, Medizintechnik, Petrochemie und Forschung. Die Aktivitäten umfassen unter anderem Inspektionen, Zertifizierungen, Wartung, Reparaturen, technische Beratung und die Lieferung spezialisierter Anlagen. Innerhalb des kleinen und engen Teams sind die Kommunikationswege kurz und Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung zusammen. Wer Sie als Administrativer Mitarbeiter sind:

• Bachelor-Denk- und Arbeitsniveau oder gleichwertig durch relevante Erfahrung.
• Erfahrung in einer breiten administrativen Funktion, im Office Management oder in der Finanzadministration ist ein starkes Plus.
• Genau, strukturiert und organisatorisch stark.
• Selbstständig arbeiten können und Verantwortung für verschiedene administrative Dossiers übernehmen.
• Eine echte Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, die praktische Ausführung von Aufgaben selbst in die Hand zu nehmen.
• Proaktiv eingestellt und bereit, selbst Initiative zu ergreifen, wenn etwas geregelt werden muss.
• Gute Kenntnisse in Englisch und Deutsch, da Sie regelmäßig mit internationalen Kontakten kommunizieren.
• Kenntnisse in Französisch sind ein Pluspunkt.
• Bereitschaft, Ihre Sprachkenntnisse weiterzuentwickeln.
• Gute Kenntnisse von MS Office, vor allem Outlook und Excel.
• Erfahrung mit Exact Online ist ein wichtiger Mehrwert.
• Affinität zu einem technischen oder industriellen Umfeld ist von Vorteil.
• Flüssig kommunizieren können mit Kunden, Lieferanten und internen Kollegen.
• Diskret und zuverlässig im Umgang mit finanziellen und betriebssensiblen Informationen.
• Flexibel zwischen Administration, finanzieller Nachverfolgung und praktischer Organisation wechseln können.
• Eine reife und lösungsorientierte Persönlichkeit, die gerne mit der Geschäftsführung mitdenkt.
• Sie fühlen sich in einer kleineren Organisation, in der Zusammenarbeit und Selbstständigkeit im Mittelpunkt stehen, wohl.