Assistant / Backoffice (deutschsprachig, remote)

Die NAIRON GmbH ist ein Schweizer Startup, das AI voice agents entwickelt, die Telefonanrufe im Auftrag von Unternehmen führen, indem sie Anfragen beantworten und die Kommunikation mit deren Kunden erleichtern.

Unsere Plattform unterstützt die Echtzeitkommunikation sowohl telefonisch als auch über das Web und lässt sich in die Telefonsysteme und Geschäftsanwendungen unserer Kunden integrieren. Wir glauben an klare Kommunikation, sorgfältig konzipierte Lösungen und eine substanzielle Zusammenarbeit.

Als Assistant / Backoffice bei NAIRON trägst du zum reibungslosen täglichen Betrieb des Unternehmens bei, indem du die Verwaltung und das Team bei der Organisation und Koordination ihrer Aufgaben unterstützt. Deine Verantwortlichkeiten umfassen:

• Du organisierst Kalender, Termine und Meetings, sowohl intern als auch mit Kunden und Partnern.
• Du unterstützt die Buchhaltungsprozesse, indem du Belege sammelst, Rechnungen verfolgst und die Kommunikation mit dem Buchhaltungsbüro oder unserem externen Steuerberater koordinierst.
• Du kommunizierst mit Kunden und bearbeitest damit zusammenhängende Themen wie Verträge, Rechnungen und die Terminplanung.
• Du übernimmst tägliche Aufgaben der administrativen Unterstützung, wie Archivierung, Verwaltung von Verträgen und Lieferanten, Bestellungen und Ausrüstung.
• Du bereitest Dokumente, Präsentationen und Sitzungsprotokolle vor und verfasst diese.
• Du trägst zur Verbesserung unserer internen Prozesse und Arbeitsstandards bei.

Erforderliche Qualifikationen:

• Sicherer Umgang mit Office-Tools, elektronischen Kalendern und Videokonferenz-Anwendungen.
• Grundlegendes Verständnis von Buchhaltungsprozessen und Finanzmanagement.
• Exzellente Deutschkenntnisse, Niveau C2, sowohl in Wort als auch in Schrift, da die Arbeit vollständig auf Deutsch erfolgt.
• Sehr gute Englischkenntnisse, mindestens Niveau B2.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationsfähigkeit.
• Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit, korrekten Priorisierung und zum Behalten des Gesamtüberblicks, auch wenn viele Aufgaben gleichzeitig anfallen.

Zusätzliche Qualifikationen:

• Vorherige Erfahrung in einer Position der administrativen Unterstützung (Assistant), des Office Management oder Backoffice, idealerweise in einem Startup oder einem kleinen Unternehmen.
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen oder Buchhaltungssoftware.

Leistungen:

• Teilzeit oder Vollzeit: Die Stelle wird mit der für dich passenden Option angeboten.
• Flexibilität bei der Arbeitsweise: Du arbeitest entweder vollständig remote oder aus einem Co-Working-Space, je nachdem, was für dich am besten passt.
• Unternehmensequipment: Wir stellen allen Mitarbeitern einen Firmenlaptop und ein Mobiltelefon zur Verfügung.
• Substanzielle Zusammenarbeit: Werde Teil eines kleinen und flexiblen Teams, in dem dein Beitrag eine echte Bedeutung hat.
• Berufliche Weiterentwicklung: Du übernimmst vielfältige Verantwortlichkeiten in einem wachsenden Unternehmen mit Möglichkeiten, Eigeninitiative zu zeigen und mehr Verantwortung zu übernehmen.