Founders Associate / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Freelance
Über das Unternehmen
Wir bei meinhaus.digital machen Sanierung für Eigentümer:innen einfach: digital, verständlich und mit starken Partnern an unserer Seite. Als wachsendes Startup bauen wir gerade die Strukturen auf, die uns in die nächste Phase tragen. Dafür suchen wir eine erfahrene freiberufliche Unterstützung, die eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeitet.
Aufgaben
Der Auftrag Als freiberufliche:r Founders Associate / Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du die Gründer mit einem Umfang von ca. 2,5 Tagen pro Woche. Du übernimmst die Bereiche People & HR, Office & Operations, Finance und Legal. Regelmäßige Termine vor Ort in Schwäbisch Gmünd sind dabei ausdrücklich erwünscht.
People & HR
- Recruiting: Stellenausschreibungen, Active Sourcing, Bewerbermanagement und Koordination von Interviews
- Vorbereitung von Vertragsangeboten, Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen
- Konzeption und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Personaladministration, Bescheinigungen und Entwürfe für Arbeitszeugnisse
- Vorbereitende Lohnabrechnung in Abstimmung mit Steuerberater bzw. Lohnbüro
- Zeit-, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Aufbau von Strukturen für Performance Management, Personalentwicklung sowie Compensation & Benefits
- Employer Branding und Organisation von Team-Events
- HR-Reporting, HR-Compliance sowie Auswahl und Einführung von HR-Systemen
Office & Operations
- Koordination von Dienstleistern, Bestellungen und Terminen
- Strukturierung und Optimierung interner Abläufe
- Operative Unterstützung der Geschäftsführung
Buchhaltung & Finance
- Prüfung und Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Vorbereitende Buchhaltung und Zuarbeit für die Umsatzsteuervoranmeldungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
- Zahlungsmanagement und Mahnwesen
- Zusammenarbeit mit Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und DATEV
Legal
- Koordination von Gesellschafterthemen, z. B. Gesellschafter- und Umlaufbeschlüsse sowie Gesellschafterkommunikation
- Abstimmung mit unserem externen Anwalt
- Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen mit Partnern und Dienstleistern
- Pflege der Unternehmensdokumentation und Unterstützung bei Finanzierungsrunden
Anforderungen
- Selbstständige Tätigkeit als Freelancer:in, idealerweise mit mehreren Auftraggebern
- Mehrjährige Erfahrung in HR, Operations und/oder Finance, gern in Startups oder kleinen Unternehmen
- Sicherer Umgang mit arbeitsrechtlichen Grundlagen und Buchhaltungsprozessen; Erfahrung mit DATEV ist ein Plus
- Eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie hohe Diskretion
- Hands-on-Mentalität und Freude daran, Prozesse aufzubauen
- Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch
Wir bieten
- Einen langfristig angelegten Auftrag mit planbarem Umfang von ca. 20h pro Woche
- Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern und großen Gestaltungsspielraum
- Flexible Zeiteinteilung und Arbeit remote oder vor Ort
- Abwechslungsreiche Aufgaben über alle Unternehmensbereiche hinweg
Bewerbung
Schick uns dein Profil mit Referenzen, deiner Verfügbarkeit und deinem Tages- bzw. Stundensatz. Wir freuen uns dich kennenzulernen!