Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) – Termindisposition & Einkauf

Über das Unternehmen

Als spezialisiertes IT-Systemhaus betreuen wir mit unserem 25-köpfigen Team seit vielen Jahren Arztpraxen und medizinische Einrichtungen in allen Fragen rund um Praxis-EDV, Software, Hardware, Netzwerktechnik und IT-Sicherheit. Damit bei unseren Kunden am Ende alles läuft, braucht es nicht nur gute Techniker: Im Hintergrund müssen Termine koordiniert, Hardware und Software rechtzeitig beschafft, Bestellungen verfolgt und viele kleine Puzzleteile zuverlässig zusammengebracht werden. Genau hier kommst du ins Spiel: wir suchen Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt!

Aufgaben

In dieser Position bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren Kunden, unserem Technikteam und unseren Lieferanten. Dein Schwerpunkt liegt auf der Termindisposition und dem Einkauf von Hard- und Software.

Termindisposition & Kundenkommunikation

• Planung, Koordination und Vereinbarung von Technikerterminen bei unseren Kunden
• Telefonische und schriftliche Abstimmung mit Arztpraxen und medizinischen Einrichtungen
• Priorisierung und sinnvolle Einteilung der Einsätze nach Dringlichkeit, Standort und verfügbaren Kapazitäten
• Pflege und Aktualisierung der Terminplanung in unseren Systemen
• Abstimmung mit unseren Technikern und anderen internen Bereichen

Einkauf & Beschaffung

• Einkauf von Hard- und Software, insbesondere Softwarelizenzen und Praxis-Hardware
• Einholung und Vergleich von Angeboten bei unseren Lieferanten
• Auslösen von Bestellungen und Verfolgung von Lieferterminen
• Kontrolle von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Eingangsrechnungen
• Sicherstellung der Verfügbarkeit benötigter Standardkomponenten und Lizenzen

Kaufmännische Aufgaben

• Mitwirkung bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
• Allgemeine Büroorganisation und Schriftverkehr
• Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft

Anforderungen

Was uns bei dir wirklich wichtig ist!

In Stellenanzeigen stehen häufig Begriffe wie „selbstständig“, „zuverlässig“ oder „sorgfältig“. Bei uns sind das keine Floskeln – für diese Stelle sind genau diese Eigenschaften entscheidend.

Keine Sorge: Die Aufgaben, die dich bei uns erwarten, sind gut zu lernen. Wir zeigen dir unsere Abläufe, arbeiten dich gründlich ein und stehen dir auch danach bei Fragen zur Seite. Du musst also nicht am ersten Tag alles können – dafür sind wir da.

Was wir dir allerdings nicht beibringen können, ist die Art und Weise, wie du an deine Arbeit herangehst.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung für seine Aufgaben übernimmt und Dinge zuverlässig zu Ende bringt. Jemanden, der sorgfältig arbeitet und aufmerksam genug ist, um zu merken, wenn etwas nicht ganz plausibel erscheint. Unsere Prozesse und Vorgaben sollen dir dabei Orientierung geben – sie ersetzen aber nicht den eigenen Kopf.

Und natürlich gilt: Fehler passieren. Gerade in der Einarbeitungsphase ist es völlig normal, dass nicht alles auf Anhieb klappt. Wichtig ist für uns, wie du damit umgehst: offen ansprechen, verstehen, daraus lernen und es beim nächsten Mal besser machen.

Du solltest außerdem bereit sein, Neues zu lernen und dich in unsere Abläufe einzuarbeiten. Gerade zu Beginn wird vieles neu sein – von unseren internen Prozessen bis zu den Besonderheiten der Gesundheits-IT. Auch hier gilt: Du musst dafür kein wandelndes IT-Lexikon sein. Wir bringen dir den Rest bei.

Kurz gesagt: uns ist nicht der perfekte Lebenslauf wichtig, sondern die richtige Einstellung. Wir suchen jemanden der mitdenkt, Verantwortung für seine Arbeit übernimmt und auf den man sich verlassen kann.

Wenn du dich darin wiederfindest, sind die fachlichen Aufgaben dieser Stelle gut zu lernen – und dann wird der Job richtig Spaß machen.

Das solltest du mitbringen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder Kaufmann/-frau für IT-Systemmanagement
• gerne Erfahrung in Termindisposition, Auftragsabwicklung oder Einkauf – das ist aber kein Muss
• Freude am telefonischen und schriftlichen Kontakt mit Kunden, Kollegen und Lieferanten
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Interesse an IT und digitalen Arbeitsabläufen – Vorkenntnisse im IT- oder Gesundheitsbereich sind nicht erforderlich

Wir bieten

• Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in der Gesundheits-IT
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
• Eine gründliche Einarbeitung in unsere Abläufe und Systeme
• Ein offenes, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Marktgerechte Vergütung und attraktive Zusatzleistungen
• Vermögenswirksame Leistungen mit Arbeitgeberzuschuss
• Kostenlose private Krankenzusatzversicherung
• Weitere Zusatzleistungen nach Absprache
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kostenlose Erfrischungsgetränke und hauseigenen, frisch gerösteten Kaffee

Bewerbung

Passt der Job zu dir? Dann sollten wir uns kennenlernen!

Bewirb dich ganz einfach über Stepstone oder per Mail an bewerbung@arzt-und-computer.de.

Wir freuen uns auf dich...