Personal Assistant

1. Management Agenda Owner

• Mengatur jadwal meeting, visit, appointment, dan kegiatan owner.
• Mengingatkan agenda penting dan deadline.
• Mengatur prioritas kegiatan owner.
• Menyusun daily/weekly schedule.
• Menghindari bentrok jadwal.
• Membantu mengatur perjalanan/dinas jika diperlukan.

2. Follow Up & Monitoring

Ini salah satu bagian paling penting.

• Mencatat semua instruksi dari owner.
• Membuat daftar pekerjaan yang harus ditindaklanjuti.
• Follow up PIC masing-masing pekerjaan.
• Memastikan pekerjaan selesai sesuai deadline.
• Memberikan update kepada owner.
• Mengingatkan owner jika ada keputusan yang belum dibuat.

Contoh:

Owner: “Tolong cek CCTV cabang Tembalang.”

PA bukan hanya menyampaikan ke teknisi, tetapi: buat tiket → hubungi PIC → pantau pengerjaan → minta bukti/foto → laporkan hasil ke owner.

3. Communication Management

Menjadi filter komunikasi owner.

• Mengelola komunikasi WhatsApp/email tertentu.
• Menerima dan memilah informasi yang masuk.
• Menentukan mana yang urgent dan mana yang bisa ditunda.
• Menghubungkan owner dengan manager, vendor, staff, partner, dan pihak eksternal.
• Membuat draft balasan untuk owner jika diperlukan.
• Menjaga kerahasiaan komunikasi bisnis.

4. Business Monitoring

PA juga dapat membantu owner mendapatkan “gambaran besar” bisnis.

• Mengumpulkan laporan dari masing-masing unit bisnis.
• Memantau omzet harian/mingguan.
• Memantau masalah operasional.
• Memantau target dan deadline.
• Mengumpulkan laporan dari manager.
• Membuat summary untuk owner.
• Mengingatkan jika ada angka atau kondisi yang tidak normal.

Misalnya setiap pagi owner mendapatkan:

DAILY OWNER BRIEF

• Omzet kemarin
• Cash position
• Masalah urgent
• Staff bermasalah
• Maintenance
• Meeting hari ini
• Follow-up yang belum selesai
• Keputusan yang membutuhkan approval owner

5. Meeting Management

• Menyiapkan agenda meeting.
• Mengumpulkan data sebelum meeting.
• Membuat notulen.
• Mencatat keputusan owner.
• Membuat action plan.
• Menentukan PIC dan deadline.
• Follow up hasil meeting.

PA harus memastikan:

Meeting → Decision → PIC → Deadline → Follow Up → Selesai

bukan hanya membuat notulen.

6. Administrative Support

• Mengelola dokumen owner.
• Mengarsipkan kontrak, invoice, proposal, laporan, dan dokumen penting.
• Membantu membuat surat/dokumen bisnis.
• Mengatur file digital.
• Membantu pengajuan pembayaran.
• Membantu pengecekan invoice dan dokumen vendor.

7. Financial Administration

Jika diberi kewenangan:

• Membantu mencatat pengeluaran owner.
• Menyiapkan pembayaran yang membutuhkan approval.
• Mengumpulkan invoice.
• Memantau tagihan jatuh tempo.
• Membuat rekap pengeluaran bisnis.
• Memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis.
• Menyiapkan data keuangan untuk owner.

Catatan: PA sebaiknya tidak memegang kontrol penuh atas uang tanpa sistem approval dan bukti transaksi.

8. Vendor & External Relations

• Menghubungi vendor.
• Meminta quotation.
• Membandingkan penawaran.
• Follow up pekerjaan vendor.
• Mengatur jadwal kunjungan vendor.
• Memastikan pekerjaan sesuai kesepakatan.
• Menyampaikan hasil kepada owner.

9. Personal Assistance Owner

Tergantung kesepakatan, PA juga bisa membantu urusan personal owner yang berkaitan dengan aktivitas sehari-hari:

• Booking tiket/hotel.
• Mengatur kendaraan.
• Reservasi restoran.
• Mengingatkan agenda pribadi.
• Membantu pembelian kebutuhan tertentu.
• Mengatur dokumen pribadi yang diperlukan untuk pekerjaan.

Sebaiknya batas antara urusan bisnis dan pribadi dibuat jelas sejak awal.

10. Confidentiality & Trust

Ini wajib untuk PA owner.

PA akan berpotensi mengetahui:

• omzet
• gaji
• rekening
• hutang
• rencana bisnis
• masalah karyawan
• kontrak
• strategi bisnis
• masalah pribadi owner

Sehingga harus ada NDA/confidentiality agreement dan aturan akses data yang jelas.

Skills: Organizational Skills, Google Docs, Microsoft Office, Administration, Microsoft Outlook, Google Sheets, Microsoft 365, Communication Skills, Secretarial Skills, Scheduling