Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) 50% (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Teilzeit 50 %

Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik im Team mit zwei weiteren Mitarbeiter*innen.

Dazu zählen:

• Büroorganisation: Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation
• Kommunikation: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern).
• Reisemanagement: Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen.
• Veranstaltungsmanagement: Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten
• Instituts-Homepage: Pflege des Internetauftritts des Instituts
• Verwaltung von Drittmittelprojekten: Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht
• Beschaffungswesen: Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung.
• Institutsorganisation: Berichtswesen, Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen

Ihr Profil

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook).
• eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
• idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team

Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer unbefristet

Eingruppierung EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Gorré sekretariat@ihe.kit.edu Frau Jentzsch sekretariat@ihe.kit.edu

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Kimberley Bender Personalservice (PSE) kimberley.bender@kit.edu +49 721 608-45411

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 02.09.2026 Ausschreibungsnummer: 1205/2026

Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Berichtswesen, Information, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Personalplanung, Personalverwaltung, Abrechnung, Planung, Postbearbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Rechnungsprüfung, Terminplanung, -überwachung