Office Assistant / Facility Coordinator (m/w/d) | Teilzeit (20 Std./Woche)
Location
Würzburg, All DE Regions, Germany
Capabilities
Enterprise Functions
Office Setup
Office/Onsite
Job ID
#45088
Industry
Enterprise Functions
Wir bei Jacobs stellen uns der Herausforderung von heute, die Zukunft neu zu erfinden. Wir befassen uns mit den zentralen Problemen der Welt in Bezug auf wachsende Städte, widerstandsfähige Umwelt, unternehmenskritische Ergebnisse, operativen Fortschritt, wissenschaftliche Entdeckungen und modernste Fertigung und wandeln abstrakte Ideen in die Realität um, die die Welt zum Guten verändert.
Dein Aufgabengebiet
Als Office Assistant / Facility Coordinator (m/w/d) sind Sie die zentrale Anlaufstelle an unserem Standort in Würzburg. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Blick fürs Detail sorgen Sie für einen professionellen Empfang und einen reibungslosen Ablauf unseres Büroalltags.
Aufgaben
Betreuung des Empfangsbereichs sowie erster Ansprechpartner für Besucher, Gäste und Dienstleister
Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
Organisation des Besucher- und Zutrittsmanagements
Verwaltung von Besprechungsräumen sowie Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Kurier- und Versanddienstleistungen
Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
Bearbeitung und Koordination von Reparatur-, Wartungs- und Serviceanfragen
Zusammenarbeit mit Vermietern, Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
Unterstützung bei Themen rund um Facility Management, Arbeitssicherheit und Büroorganisation
Pflege von Standortdaten, Ausweisen und Zutrittskarten
Unterstützung bei Büroumzügen, Umbauten und sonstigen organisatorischen Aufgaben
Das bringst Du mit
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung im Empfangsbereich, Office Management, Facility Management oder einer ähnlichen Position von Vorteil
Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Hands-on-Mentalität
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Hohe Teamfähigkeit sowie Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
Bereitschaft zur Arbeit vor Ort (Montag bis Freitag, jeweils 4 Stunden täglich)
Gelegentliche Übernahme leichter körperlicher Tätigkeiten, z. B. im Rahmen von Büroorganisation, Materialbestellungen oder Paketannahmen
Unser Angebot:
Unbefristete Festanstellung in einem nachhaltigem, zukunftsweisenden Projekt
Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Firmenfitness
Job Rad Leasing
Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
Individuelle Karriereentwicklungsmöglichkeiten sowohl in Deutschland als auch international
Diverse Mitarbeiternetzwerke
#LI-KK2
Bei uns steht Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Wir glauben fest daran, dass persönliche Begegnungen nicht nur unsere Unternehmenskultur stärken, sondern auch die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden bilden. Gleichzeitig wissen wir, wie wichtig Flexibilität ist – deshalb bieten wir dir mit unserem hybriden Arbeitsmodell die Möglichkeit, deine Woche individuell zu gestalten: zwischen unseren Jacobs-Büros, Projektstandorten und dem Arbeiten von zu Hause aus. So kannst du genau dort dein Bestes geben, wo es für dich am besten passt.
Onsite employees are expected to attend a Jacobs Workplace on a full-time basis, as required by the nature of their role.
Deine Bewerbungserfahrung ist uns wichtig und wir möchten uns ständig weiterentwickeln, um jede Interaktion noch besser zu gestalten. Wenn du weitere Unterstützung oder hilfreiche Anpassungen im Bewerbungsprozess brauchst (zum Beispiel das Bewerbungsformular in einem anderen Format), melde dich bitte beim Team über Careers Support.