Office Manager (m/w/d)

Iris Germany ist eine international operierende Kommunikationsagentur mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum. Wir arbeiten eigenverantwortlich, offen und mit einem starken Teamgeist. Für unser Team suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit als

Office Manager (m/w/d)

(Vor-Ort-Präsenz, in Teilzeit mit 20 Stunden/Woche)

Deine Aufgaben :

Finanzen & Administration

Monatliche Abrechnung der Firmenkreditkarte inkl. vollständiger Zuordnung aller Rechnungen und Belege

Klärung fehlender Belege und Erstellung von Ersatzbelegen in Abstimmung mit Management und Finance

Prüfung und Dokumentation von Bewirtungskosten

Bearbeitung eingehender Rechnungen und Zahlungserinnerungen sowie Upload ins Zahlungssystem

Onboarding neuer Lieferanten und Sicherstellung korrekter Rechnungsdaten, auch bei internationalen Anbietern

Office & Facility Management

Sicherstellen eines gepflegten, gut organisierten Office, inklusive Küche, Kaffeemaschinen und Getränkevorrat

Bestellung und Bestandsmanagement von Office- und Küchenbedarf

Koordination mit Reinigungsfirmen und Facility Management bei Wartung und Reparaturen

Vorbereitung von Meetingräumen inklusive Catering und Nachbereitung

Betreuung der zentralen Info-Postfächer sowie der ein- und ausgehenden Post

Weitere verschiedene administrative Tätigkeiten wie z.B. Besorgung von Geschenken

Reise- & Eventmanagement

Buchung von Hotels, Flügen und Mietwagen

Planung und Organisation interner Events wie Sommerfest und Weihnachtsfeier

Koordination externer Veranstaltungen

HR-Support

Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender, z. B. Versand von Equipment

Krankmeldungsmanagement und wöchentliche Reports an den Payroll-Dienstleister

Organisation von A1-Bescheinigungen, Arbeitssicherheits- und Betriebsarzt-Terminen

Dein Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Administration, idealerweise in einer Agentur oder einem internationalen Unternehmen

Erste Erfahrung in der Belegbearbeitung und Kreditkartenabrechnung

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word)

Sehr strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen

Selbstständigkeit und Eigeninitiative, du gehst offene Punkte aktiv an

Organisationstalent und Freude an der Planung von Events und Reisen

Kommunikationsstärke, ein freundliches Auftreten und echte Hands-on-Mentalität

Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Serviceorientierung und Teamgeist, du bist gerne erste Ansprechperson im Office

Was dich erwartet:

Schönes Office im Herzen von München mit guter Anbindung an den ÖPNV

Internationales Team mit offener Kommunikation

Modernes Arbeitsumfeld mit Start-up-Spirit

Zuschuss zum Deutschlandticket

Kaffee und Obst for free