Office Manager (m/w/d)

Einleitung

Die IB&T Software GmbH entwickelt die Branchensoftware card_1 zum Vermessen, Planen und Bauen von Verkehrswegen. Seit der Markteinführung 1985 setzen Planungsbüros, Ingenieurgesellschaften, Verwaltungen, Kommunen und Hochschulen card_1 für Straßen-, Bahn- und Kanalplanung, Vermessung und BIM-Projekte ein. Gemeinsam mit unseren Tochtergesellschaften GEO DIGITAL GmbH und RZI Software GmbH bilden wir die IB&T Gruppe mit rund 90 Mitarbeitenden. In unserer Zentrale in Norderstedt bei Hamburg arbeiten Entwicklung, Support, Training, Consulting, Vertrieb, Marketing und Verwaltung unter einem Dach, ergänzt durch Niederlassungen in Deutschland. Sie haben Freude daran, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und den Büroalltag aktiv mitzugestalten? Dann passen Sie gut zu uns! Für unsere Zentrale suchen wir Unterstützung im Office Management in Teilzeit (25 Stunden pro Woche). Sie erwarten vielfältige Aufgaben, Raum für eigene Ideen und eine langfristige Perspektive.

Aufgaben

Eigenverantwortliche Organisation der Büroabläufe inkl. Kommunikation, Ablage und Post Betreuung des Firmengebäudes und -grundstücks: Abstimmung von Aufträgen mit dem externen Hausmeisterdienst und Überwachung von Wartungs- und Prüfterminen Vertragsmanagement, insbesondere die Pflege der Verträge für Wartung, Reinigung und Versicherungen Einholen und Vergleichen von Angeboten, Rechnungsprüfung und Kontrolle der Gebäudekosten Verantwortung für das Bestellwesen und Pflege der Lieferantenkontakte Terminkoordination, Planung von Meetings und Events sowie Organisation von Dienstreisen Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kundschaft und Gäste: am Telefon, per E-Mail und am Empfang Perspektivisch die Übernahme der Funktion als Sicherheitsbeauftragte*r inkl. Ausbildung

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Berufserfahrung im Office Management Idealerweise Erfahrung im Gebäude- oder Facility-Management bzw. in der Objektbetreuung Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und im Vertragsmanagement Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise Sicherer Umgang mit MS Office Kommunikationsstärke

Wir bieten

30 Urlaubstage plus halbe Tage an Heiligabend und Silvester Möglichkeit zu zusätzlichem unbezahlten Urlaub Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice Bezahlte Kinderkranktage Perspektivisch die Übernahme der Funktion als Sicherheitsbeauftragte*r inkl. Ausbildung Bezuschusstes Jobticket Höhenverstellbare Schreibtische Monatliche Netzwerkessen und kostenfreie Getränke Firmenevents, Sportangebote und eigener Garten Spieleraum mit Tischtennis, Kicker und Dart