Assistenz der Geschäftsführung
Aufgaben
Kurzbeschreibung Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige und gut strukturierte Assistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position koordinieren Sie Termine und Aufgaben, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen. Sie behalten auch bei kurzfristigen Anforderungen den Überblick und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und offene Punkte zuverlässig bearbeitet werden.
- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
- Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails, Nachrichten und Rückrufen
- Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsrunden, Mitarbeitergesprächen und weiteren internen Besprechungen
- Erstellung von Agenden, Gesprächszusammenfassungen, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen
- Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und delegierter Aufgaben
- Unterstützung im Bewerbungsmanagement, insbesondere Sichtung von Unterlagen, Bewerberkommunikation und Terminabstimmung
- Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungen
- Erstellung und Pflege von personalbezogenen Unterlagen, beispielsweise Arbeitszeugnissen und organisatorischen Checklisten
- Koordination und strukturierte Ablage von Verträgen, AGB, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und sonstigen Geschäftsunterlagen
- Kommunikation und Terminabstimmung mit Kanzleien, Behörden, Bildungsträgern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern
- Pflege von digitalen Ablage-, Aufgaben- und Kommunikationsstrukturen
- Unterstützung bei internen Projekten sowie bei der Dokumentation und Verbesserung organisatorischer Abläufe
- Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und schriftlichen Vorlagen
- Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
Anforderungen
- Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
- Sehr gute Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
- Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint und Planner
- Bereitschaft, sich in weitere betriebliche Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten
- Interesse an Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit organisatorischer Eigenverantwortung
- Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege
- Ein modernes, digital unterstütztes Arbeitsumfeld
- Eine strukturierte Einarbeitung in die betrieblichen Abläufe
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung