Teamassistenz (m/w/d) für Empfang, Sekretariat und Backoffice

Einleitung

Wenn du gern der Mensch bist, bei dem alle Fäden zusammenlaufen, solltest du jetzt unbedingt weiterlesen!

Du bist freundlich, organisiert und behältst auch dann denÜberblick, wenn Telefon, E-Mails, Post und Kollegen gleichzeitig deine Aufmerksamkeit brauchen? Du magst den Kontakt mit Menschen, arbeitest gern selbstständig und hast gleichzeitig Lust darauf, ein Team im Kanzleialltag zuverlässig zu entlasten?

Dann haben wir bei HOGE & BERGHAUS den perfekten Job für dich.

Wir suchen eine Teamassistenz (m/w/d) für Empfang, Sekretariat und Backoffice, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, den Überblick behält und dafür sorgt, dass sich Mandanten, Kollegen und Besucher bei uns gut aufgehoben fühlen.

Ihre Aufgaben

Diese strukturierten Aufgaben erwarten dich:

Als Teamassistenz für Empfang, Sekretariat und Backoffice bist du ein sehr wichtiger Teil unseres Teams. Du bist häufig die erste Stimme am Telefon, das erste Gesicht am Empfang und gleichzeitig die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass viele organisatorische Abläufe in der Kanzlei zuverlässig funktionieren.

Nach einer gründlichen Einarbeitungszeit unterstützt du unser gesamtes Team bei allen Aufgaben, die im Kanzleialltag rund um Empfang, Sekretariat und Backoffice regelmäßig anfallen. Dabei arbeitest du mit klaren Prozessen, digitalen Abläufen und der Unterstützung deiner Kollegen.

Deine Aufgaben umfassen insbesondere:

Empfang und freundliche Betreuung unserer Mandanten, Besucher und Geschäftspartner – persönlich vor Ort und am Telefon

Annahme Weiterleitung und Koordination eingehender Telefonate sowie Terminvereinbarung und Terminmanagement für Geschäftsleitung, Berater und Team.

Verwaltung des inklusive Scannen, Zuordnen und digitaler Ablage von Unterlagen. digitalen und klassischen Postverkehrs

Vorbereitung von mit Mandanten und Behörden sowie Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Übersichten Schriftwechseln

und des gesamten Teams bei verschiedenen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben. Unterstützung der Geschäftsleitung

Pflege von und anderen Systemen sowie Unterstützung bei der Anlage neuer Mandanten, z. B. durch Einholen von Stammdaten, Vollmachten und SEPA-Mandaten. Stammdaten in DATEV

von Rechnungen, Arbeit mit DATEV, DATEV DMS und MS Office sowie Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation. Vorbereitung

Du sorgst dafür, dass unser Kanzleialltag läuft – freundlich, strukturiert und mit einem Blick für das, was als Nächstes gebraucht wird. Kurz gesagt:

Mit diesen Eigenschaften unterstützt du unser Team:

dass du vielleicht manchmal drei Dinge gleichzeitig anfängst, weil gerade überall etwas los ist. Viel wichtiger ist uns, dass du trotzdem den Überblick behältst, freundlich bleibst und am Ende dafür sorgst, dass alles zuverlässig erledigt wird.

Wichtig für dich :

Du musst keine Steuerexpertin und kein Steuerexperte sein. Viel wichtiger ist uns, dass du eine passende kaufmännische Ausbildung mitbringst, gerne mit Menschen arbeitest, sicher organisierst und Lust auf digitale Prozesse hast. Wenn du bereits Erfahrung in einer Steuerkanzlei gesammelt hast, ist das natürlich ein Vorteil – aber keine Pflicht.

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement,

Steuerfachangestellte/r,

Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r.

Du .und hast keine Scheu davor, freundlich und verbindlich auf Menschen zuzugehen telefonierst gern

Deine Freunde beschreiben dich als . offen, hilfsbereit und unkompliziert

Du arbeitest selbstständig ,schaust über den Tellerrand und erkennst, wo gerade Unterstützunggebrauchtwird.

Andere beschreiben dich als und mit der Fähigkeit, Berufliches und Privates gut trennen zu können. fleißigbeständig

u bist sehr und sorgst dafür, dass Aufgaben nicht einfach zuverlässig liegen bleiben

Du gehst und mit vertraulichen Informationen um. diskretsorgfältig

Du bist sicher im Umgang mit MS Office .DATEV-Kenntnisse sind ein Vorteil, aber keine Voraussetzung

Berufserfahrung in einer ist ebenfalls ein , aber keine Pflicht SteuerkanzleiVorteil

Du findest die spannend oder hast vielleicht sogar schon erste Kenntnisse? Dann kannst du bei uns gern an den wöchentlichen Unterrichtseinheiten im Büro teilnehmen. Wenn das ist, ist das aber . niederländische Sprachenicht dein Themavöllig in Ordnung

Du wirst bei uns nicht einfach ins kalte Wasser geworfen. Wir arbeiten dich strukturiert ein und geben dir die Sicherheit, die du brauchst, um Schritt für Schritt in deine Aufgaben hineinzuwachsen. Und keine Sorge:

Bewirb dich bitte , wenn ...NICHT

Du keine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung hast.

Dir Freundlichkeit im Mandantenkontakt schwer fällt.

Ordnung und Struktur nicht dein Ding sind.

D u lieber allein vor dich hin arbeitest und wenig Kontakt zu Menschen möchtest.

Du keine Lust auf digitale Prozesse hast.

Du nicht teamfähig bist.

Du vertrauliche Informationen nicht mit der nötigen Diskretion behandelst.

Ansonsten freuen wir uns, von dir zu hören

Diese Vorteile bietet dein neuer Traumjob

Bei uns findest du einen Arbeitgeber, der viel Wert auf Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung legt. Wir sind ein Team, in dem ausgiebig gemeinsam Feste gefeiert werden und in dem wir uns in Krisenzeiten gegenseitig unterstützen.

Aber das ist nicht alles! Denn bei uns erwarten dich neben einem klaren Einarbeitungsplan, der dir viel Sicherheit gibt, noch viele andere Vorteile.

Na, neugierig geworden? Dann wirst du über den Rest dieser Anzeige verblüfft sein.

Bei HOGE & BERGHAUS erwartet dich ein Arbeitgeber,bei dem du nicht nur „irgendwie mithilfst“, sondern als Teamassistenz eine zentrale Rolle im Kanzleialltag einnimmst. Du bist nah am Team, nah an unseren Mandanten und bekommst einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit klaren Strukturen.

Neben einem strukturierten Einarbeitungsprozess bieten wir dir unter anderem:

‍ Moderne DATEV-Software – Damit dir die Arbeit leicht von der Hand geht, arbeiten wir mit den aktuellsten Versionen der DATEV-Anwendungen.

Nettolohn-Optimierung

Jährliches Feedbackgespräch – Damit wir wechselseitig erfahren, woran wir sind, finden bei uns Feedbackgespräche zu festen Terminen in klar definierten Abständen statt.

Moderne Büroräume – Damit du in einer Atmosphäre arbeiten kannst, in der du dich wohlfühlst, haben wir vor wenigen Jahren extra ein Bürogebäude gebaut, dass zu einem modernen und freundlichen Arbeitsplatz passt.

Höhenverstellbare Schreibtische

Home-Office-Möglichkeit nach Absprache

Flexible Arbeitszeiten – Damit du dich ideal um deine Familie kümmern kannst, bieten wir dir gleitende Arbeitszeiten mit festen Kernarbeitszeiten.

Immer am Puls der Zeit – Um den Berufsalltag besser bewältigen zu können, kannst du regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen.

‍ Wöchentliche Massage

Duz-Kultur

Team-Events

Zentrale Lage – Damit du sowohl deine Einkäufe schnell und unkompliziert erledigen kannst als auch eine möglichst gute Anbindung zur Arbeit hast, bieten wir dir einen Arbeitsplatz im Herzen von Ahaus.

Kostenlose Vitamin-Bombe für alle– Da uns deine Gesundheit am Herzen liegt, stellen wir dir wöchentlich frisches Obst in unserer

Feierabend-Bier“

Betriebliche Kranken-Zusatzversicherung– Um für den Fall einer Erkrankung bestmöglich versorgt zu sein, schließen wir für dich eine betriebliche Kranken-Zusatzversicherung ab. Diese federt einen Großteil deiner Krankheitskosten (z.B. Zahnersatz, Brille, Hörgerät) ab und sorgt dafür, dass du im Einzelzimmer mit Chefarztbehandlung im Krankenhaus deiner Wahl schnellstmöglich

kannst.Du hast

Fragen?

karriere@hb-beratung.netFür Fragen zu der Stelle schicke uns gerne eine Email an Thomas Berghaus ist dein Ansprechpartner . für alle deine Fragen. Wir bitten darum, die Bewerbungsunterlage nur n über den oben stehenden Button hochzuladen.

Wir freuen uns auf