Assistenz (m/w/d) des Rektors

Über das Unternehmen

Das Studienangebot und Portfolio der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) ist europaweit einzigartig und öffnet den derzeit 5.500 Studierenden in 30 Bachelor- und Masterstudiengängen die Türen in die Medienbranche sowie in Unternehmen, Organisationen und Institutionen des öffentlichen Sektors. Die HdM bietet darüber hinaus abwechslungsreiche und zukunftssichere Tätigkeitsfelder in einem innovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld.

Aufgaben

zu besetzen. Ihre Aufgaben werden sein:

• Termin- und Besprechungsmanagement, Reisemanagement, Korrespondenz sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Themen und Meetings einschließlich Protokollführung
• Koordinationsfunktion und Ansprechperson für Kontakte des Rektors bzw. zum Rektor innerhalb und außerhalb der Hochschule (Kontaktmanagement inkl. Datenpflege)
• Unterstützung des Rektors und der Referent*innen des Rektors im Arbeitsalltag
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen des Rektors, Eventmanagement und Bewirtung
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung, bei Beschaffungen und bei der Abrechnung von Reisekosten
• Thematische, auch eigenständige Recherche- und Analyseaufgaben zur weiteren Diskussion und Entscheidung
• inhaltliche und gestalterische Mitwirkung bei Publikationen, Präsentationen und anderen Beiträgen
• Aktenführung und Dokumentation

Anforderungen

Das sollten Sie mitbringen

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung
• Einschlägige Erfahrung in vergleichbaren Funktionen und Aufgabenbereichen
• Selbstorganisations-, „self-starting“- und Multitasking-Fähigkeit
• Teamfähigkeit und Sichtbarkeit vor Ort
• Diskretion und umfassende Vertraulichkeit sowie Verlässlichkeit
• Kommunikationsstärke in Wort und Schrift und kontextabhängige Anpassungsfähigkeit des Kommunikationsstils sowie mindestens gute Englischkenntnisse
• Digitale Kompetenz
• Souveränes, verbindliches, absolut empathisches Auftreten gegenüber allen

Wir bieten

• Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem innovativen Hochschulumfeld auf dem Campus in Stuttgart-Vaihingen
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit einer Bezahlung nachEntgeltgruppe 8 TV-L und sonstigen Leistungen des öffentlichen Dienstes auf Grundlage des TV-L, wie z.B. Zusatzrente (VBL), vermögenswirksame Leistungen und Jahressonderzahlungen, Zuschusszahlung zum JobTicket BW/Deutschlandticket
• Flexibilität durch Gleitzeitregelungen bei der Arbeitszeit sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Persönliche und fachliche (Inhouse) Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie weitere Angebote aus der Personalentwicklung, die zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unterstützen
• Vielseitige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sowie eine schnelle Erreichbarkeit mit dem Auto

Bewerbung

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen der Frau Sanja Friese unter der Rufnummer 0711 / 8923-2096 und per Mail friese@hdm-stuttgart.de gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser HdM-Bewerbungsportal unter https://www.hdm-stuttgart.de/karriere/ bis zum 11.11.2026.

Sonstiges

Im Büro des Rektors ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle (100%) als

*Assistenz (m/w/d) des Rektors Kennziffer WS262703M**