Logistics, Warehouse & Procurement Coordinator (m/w/d)

Über GenMar Pharma

Die GenMar Pharma GmbH ist ein pharmazeutisches Unternehmen, das sich auf die Herstellung eines biologischen Wirkstoffs spezialisiert hat, der in Medikamenten zur Behandlung des Respiratory Distress Syndroms (RDS) bei Frühgeborenen eingesetzt wird. Das Unternehmen befindet sich in einer spannenden Wachstumsphase mit dem Aufbau neuer Produktions- und Kontrollstandorte für die Versorgung internationaler Märkte.

Zur Verstärkung unserer Supply Chain & Procurement am Standort Ottobrunn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen Logistics, Warehouse & Procurement Coordinator (m/w/d)

Die Position unterstützt den Bereich Supply Chain & Procurement bei operativen und administrativen Aufgaben in den Bereichen Logistik, Warehouse und Einkauf. Ziel ist es, reibungslose Material- und Warenflüsse sicherzustellen, Lieferungen und Lageraktivitäten zuverlässig zu koordinieren und die operative Abwicklung von Beschaffungsprozessen zu unterstützen.

Logistics, Warehouse & Procurement Coordinator (m/w/d)

Standort Ottobrunn Eintrittsdatum: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt Bereich: Supply Chain & Procurement Arbeitszeit: Teilzeit, 20 Stunden pro Woche

Ihre Aufgaben

Hauptaufgaben

Logistik & Warehouse

• Unterstützung bei der Koordination von Wareneingängen und Warenausgängen
• Unterstützung bei Warenannahme, Kontrolle und Dokumentation von Lieferungen
• Organisation und Koordination interner und externer Transporte
• Vorbereitung und Koordination von Versandaktivitäten und Abholungen
• Erstellung und Verwaltung von Versand- und Transportdokumenten
• Pflege und Aktualisierung von Bestands-, Liefer- und Logistikübersichten
• Unterstützung bei Lagerorganisation und Bestandskontrolle
• Unterstützung bei Inventuren und Bestandsabgleichen
• Mitarbeit bei der Ursachenklärung von Bestandsabweichungen
• Nachverfolgung von Lieferterminen und offenen Lieferungen
• Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Speditionen und Logistikdienstleistern
• Unterstützung bei der Einhaltung geltender GMP-/GDP-Anforderungen einschließlich Dokumentations-, Kennzeichnungs- und Archivierungsanforderungen
• Unterstützung bei der Organisation und Überwachung temperaturkontrollierter Transporte gemäß geltenden Qualitätsanforderungen
• Unterstützung bei der Verwaltung von Quarantäne-, Freigabe- und Sperrbeständen
• Kontrolle der Vollständigkeit logistischer Dokumentationen gemäß internen Vorgaben

Procurement Support

• Operative Unterstützung bei der Beschaffung von Materialien, Equipment und Dienstleistungen
• Einholung und Nachverfolgung von Angeboten
• Unterstützung bei Angebotsvergleichen und Preisübersichten
• Erstellung und administrative Nachverfolgung von Bestellungen / Purchase Orders
• Pflege von PO-, Lieferanten- und Beschaffungsübersichten
• Pflege von Lieferanten- und Materialstammdaten in den jeweiligen Systemen
• Unterstützung bei der Anlage neuer Lieferanten gemäß internen Prozessen
• Nachverfolgung von Auftragsbestätigungen und Lieferterminen
• Kommunikation mit Lieferanten zu operativen Themen zu Bestellungen, Lieferterminen, Versandstatus und operativen Beschaffungsthemen
• Unterstützung bei der Pflege von Lieferanten- und Beschaffungsdokumentationen
• Unterstützung bei Rechnungs- und Bestellklärungen

Prozesse & Dokumentation

• Pflege von Supply-Chain-, Warehouse- und Procurement-Trackern
• Unterstützung bei der strukturierten Ablage und Dokumentation
• Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Arbeitsanweisungen und Prozessen
• Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung operativer Abläufe
• Sicherstellung einer vollständigen und aktuellen Pflege von Lieferanten-, Material- und Bestelldaten in den eingesetzten Systemen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und Inspektionen im Bereich Supply Chain, Lager und Beschaffung
• Unterstützung bei der Erstellung von Kennzahlen, Auswertungen und Reports für Supply Chain, Procurement und Warehouse
• Pflege operativer Dashboards und Auswertungen
• Zusammenarbeit mit relevanten internen Bereichen, insbesondere QA, QC, Produktion und Finance

Verantwortungsabgrenzung

Die Position ist als operative Support-Funktion angelegt. Strategische Beschaffungsentscheidungen, Lieferantenauswahl, Vertrags- und Preisverhandlungen sowie die Gesamtverantwortung für Supply Chain & Procurement verbleiben beim Head of Supply Chain & Procurement.

Das bringen Sie mit

Fachliche Qualifikation und persönliche Kompetenzen

• Kaufmännische oder logistische Ausbildung beziehungsweise vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in Logistik, Lager, Supply Chain oder Einkauf in einem kleinen bis mittelständischen Unternehmen, idealerweise im Pharma-, GMP- oder anderweitig regulierten Umfeld
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. SAP Business One, SAP, Microsoft Dynamics oder vergleichbar) und elektronischer Dokumentation von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen und Datenpflege
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Gute organisatorische Fähigkeiten und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Lieferanten und Dienstleistern
• Bereitschaft, sowohl administrative als auch praktische Warehouse- und Logistikaufgaben zu übernehmen

Das bieten wir Ihnen

• Aktive Mitgestaltung der Logistik-, Lager- und Beschaffungsprozesse in einem wachsenden biopharmazeutischen Umfeld
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• JobRad
• Wellpass/Firmenfitness
• Job-Ticket
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der betrieblichen Anforderungen
• Leistungsgerechte Vergütung

Weitere Informationen

GenMar Pharma GmbH

Keltenring 17 82041 Oberhaching