Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Einleitung

Die Verlag Dominique GmbH entwickelt, gestaltet, produziert und vertreibt Glückwunschkarten, Geschenktaschen, Geschenkpapier und Servietten. Als inhabergeführter Verlag arbeiten wir mit eigenen Kollektionen sowie mit Handels- und Markenpartnern in Deutschland und weiteren europäischen Märkten. Für unseren Geschäftsführer suchen wir eine eigenständige, gut organisierte und unternehmerisch denkende Persönlichkeit als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Du hältst organisatorische und inhaltliche Themen zusammen, bereitest Entscheidungen vor und sorgst dafür, dass Aufgaben, Projekte und Vereinbarungen zuverlässig umgesetzt werden.

Aufgaben

Du unterstützt den Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft und bereitest E-Mails sowie Geschäftsvorgänge vor. Du koordinierst Termine, Fristen, Geschäftsreisen und delegierte Aufgaben. Du bereitest Meetings und Kundentermine vor und nach, erstellst Ergebnisprotokolle und verfolgst Maßnahmen nach. Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Graphic, Business, Druckvorstufe, Produktion und Kundenbetreuung. Du treibst interne Prozesse und bereichsübergreifende Projekte voran. Du bereitest Informationen, Recherchen, Analysen, Controllingauswertungen und Übersichten für das Unternehmensdashboard auf. Du verwaltest Human Resources organisatorisch mit und unterstützt bei personalbezogenen Prozessen und Dokumentationen. Du übernimmst die FSC-Beauftragung und fungierst als zentrale Ansprechperson für Themen der Berufsgenossenschaft. Du bearbeitest die Projekte EUDR und PPWR selbstständig und koordinierst deren Umsetzung.

Profil

Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Office Management, Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Position Eine strukturierte, proaktive und selbstständige Arbeitsweise Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben konsequent nachzuhalten Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit Sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen und modernen Arbeitstechniken Diskretion, Belastbarkeit, Flexibilität und soziale Kompetenz Interesse an kaufmännischen, organisatorischen und regulatorischen Themen Den Mut, Fragen zu stellen, Abläufe zu hinterfragen und konstruktiv klare Positionen zu vertreten

Wir bieten

Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Ein vielseitiges Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Organisation, Personal, Produktentwicklung, Produktion und Unternehmenssteuerung Kurze Entscheidungswege und Gestaltungsspielraum in einem inhabergeführten Unternehmen Ein kreatives Geschäftsfeld mit internationalen Kunden- und Geschäftskontakten Eine Beschäftigung mit grundsätzlich 40 Stunden pro Woche; mindestens 32 Stunden sind ebenfalls möglich Homeoffice nach Absprache, da der Geschäftsführer häufig unterwegs ist Eine langfristige Perspektive mit Raum für Eigenverantwortung und persönliche Entwicklung

Weitere Informationen

So arbeiten wir zusammen Wir suchen keine Assistenz, die nur Aufgaben abarbeitet. Du denkst mit, übernimmst Verantwortung, hältst Themen nach und unterstützt den Geschäftsführer als verlässlicher Sparringspartner. Offenheit, gegenseitiges Vertrauen, klare Kommunikation und die Bereitschaft, die Zusammenarbeit gemeinsam weiterzuentwickeln, sind uns wichtig. Deine Bewerbung Bitte sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung an: Mathias Janssen m.janssen@gd-greetings.de Arbeitsort: Inning am Ammersee Arbeitszeit: 32–40 Stunden pro Woche Homeoffice: nach Absprache