Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d)

Einleitung

Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wie wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs.

Bisher konnten über 2,3 Millionen Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.

Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt), deutsche Wissenschaftsorganisationen, forschende Unternehmen sowie wissenschaftsfördernde Stiftungen sind.

Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d) .

Die Aufgaben im Wesentlichen:

Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung, einschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice

Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz

Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen

Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung

Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen, einschließlich Einladungs- und Unterlagenversand

Koordination und Buchung von Dienstreisen für die Kaufmännische Geschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach dem Bundesreisekostenrecht

Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft

Pflege der Adressdatenbank

Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial

Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung von Unterlagen

Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums

Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nach Bundesreisekostenrecht

Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondere Kommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination

Sachliche Prüfung von Rechnungen

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännische beziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- und Sekretariatsorganisation

Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen, Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen

Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache

Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungsverfahren

Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten

Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Kommunikation

Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sich kurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten

Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oder Bewerbungsverfahren ist von Vorteil

Wir bieten

Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung

Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team

Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung

Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund

Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund

30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.

Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung

Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr

Bezuschussung eines VWL-Vertrages

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk.Bund und Bundestagssport

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD, Tarifgebiet Ost.

Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Bewerbungsfrist für die ausgeschriebene Position endet am 31.10.2026 .

Kontakt

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