Административный секретарь

Your tasks

Планирует рабочий день Главы администрации: составляет ежедневные планы встреч и совещаний; согласовывает время проведения мероприятий с участниками; напоминает о предстоящих встречах и мероприятиях.

1.2. Организует прием посетителей: ведет предварительную запись на прием к Главе; осуществляет предварительный фильтр посетителей, определяет срочность и важность вопросов; обеспечивает комфортное ожидание приема; ежедневно регистрирует прием посетителей к Главе и информирует граждан об изменении графика и дня приема.

1.3. Обеспечивает оперативную телефонную связь: принимает и передает телефонограммы; фильтрует входящие звонки, соединяет с нужными сотрудниками; при необходимости принимает сообщения для Главы.

1.4. Осуществляет документооборот по вопросам, рассматриваемым Главой: принимает входящие документы на имя Главы; осуществляет учет (регистрацию) входящих документов, поступающих по всем видам связи; готовит проекты резолюций и поручений Главы; направляет документы с резолюцией исполнителям в структурные подразделения.

1.5. Готовит проекты ответов, писем, приглашений, поздравительных адресов по поручению Главы, составляет и набирает на компьютере тексты деловых писем, докладных записок и других служебных документов.

1.6. Организует подготовку совещаний и планерок у Главы: собирает повестку и материалы к совещаниям; извещает участников о времени и месте проведения; обеспечивает техническое сопровождение (проектор, компьютер, презентации).

1.7. Ведет протоколы совещаний и планерок у Главы администрации.

1.8. Осуществляет постановку на контроль документов и поручений Главы, ведет контроль за сроками их исполнения, напоминает исполнителям о приближении сроков, информирует руководство о состоянии исполнения контрольных документов.

1.9. Осуществляет контроль за исполнением устных поручений Главы администрации.

1.10. Проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись Главе (соответствие требованиям, наличие приложений, необходимых реквизитов, виз согласований).

1.11. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы.

1.12. Пользуется всеми средствами связи и организационной техникой.

Requirements

На должность Секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности .

2.2. Секретарь должен обладать следующими навыками и умениями:

• навыки работы с современными информационными технологиями, информационными системами (в том числе электронными), оргтехникой и средствами коммуникации;
• навыки работы с документами (составление, оформление, анализ, ведение и хранение документации, иные практические навыки работы с документами);
• навыки организации личного труда и эффективного планирования рабочего времени;
• навыки делового и профессионального общения, исполнительской дисциплины.

2.3. Секретарь должен знать:

• правила делопроизводства и документооборота, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Инструкцию по делопроизводству администрации;
• правила деловой этики и ведения переговоров;
• порядок планирования рабочего дня руководителя;
• правила работы с обращениями граждан и организаций;
• порядок оформления и ведения протоколов совещаний;
• правила пожарной безопасности и охраны труда в части, касающейся рабочего места.

Высшее образование — бакалавриат; Опыт: 1 лет