Делопроизводитель

Your tasks

Принимает входящую корреспонденцию (бумажную и электронную); проверяет корректность оформления: наличие всех обязательных реквизитов, подписей, печатей. При необходимости возврат документов на доработку. Присваивает документу уникальный регистрационный номер и заносит его в журнал учёта или в электронную систему (например, СЭД систему электронного документооборота). На основе резолюции руководителя передаёт документы исполнителям. Ведёт картотеку или базу, где отслеживает, на каком этапе находится каждый документ. Контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству. Также может выдавать справки по документам. Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их и отправляет адресатам. Систематизирует документы текущего архива, формирует из них дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел. Обеспечивает их сохранность. Подготавливает и сдаёт в архив законченные делопроизводством документы: формирует дела, составляет описи, передаёт регистрационные картотеки или электронные банки данных. Участвует в работе экспертной комиссии: контролирует сроки хранения, организует утилизацию документов с истёкшим сроком. Поддерживает в актуальном состоянии справочники, классификаторы, образцы документов. Помогает коллегам разбираться в правилах оформления (например, как правильно составить служебную записку или приказ). По поручению руководителя может готовить проекты документов (письма, запросы), печатать служебные материалы, участвовать в подготовке заседаний (собирать материалы, оповещать участников). Иногда организует приём посетителей. Участвует в разработке номенклатуры дел, помогает внедрять и актуализировать локальные нормативные акты по делопроизводству, следит за изменениями в профильных нормативных актах. Составляет отчёты о документообороте: объём обработанной корреспонденции, дисциплину исполнения, работу с обращениями.

Requirements

Знания и навыки владения компьютером. Вакансия на 0,5 ставки.

Среднее профессиональное образование; Опыт: 0 лет