Operation Admin (เจ้าหน้าที่ธุรการ)

OGGA IDEA บริษัทผู้เชี่ยวชาญด้าน Premium Sustainable Corporate Gifting (ของขวัญพรีเมียม) Operation Admin (เจ้าหน้าที่ธุรการ)

ดูแลและสนับสนุนงานเอกสารและงานปฏิบัติการประจำวันของบริษัทให้เป็นระบบ ถูกต้อง และทันเวลา ครอบคลุมตั้งแต่การจัดทำเอกสารภายในและเอกสารสำหรับลูกค้า การบริหารคิวจัดส่งสินค้า การประสานงานขนส่ง ตลอดจนการบันทึกและสรุปค่าใช้จ่าย เพื่อให้ทีมขายและทีมปฏิบัติการทำงานได้อย่างราบรื่น

หน้าที่ความรับผิดชอบ:

1. งานเอกสารภายในและเอกสารลูกค้า

• จัดทำเอกสารสมัครเป็นผู้ขาย (Vendor Registration) ให้กับลูกค้าแต่ละราย ให้ครบถ้วนและถูกต้องตามรูปแบบที่ลูกค้ากำหนด
• จัดทำและจัดเก็บเอกสารบริษัท เช่น หนังสือรับรอง ภพ.20 เอกสารทะเบียน และเอกสารประกอบอื่น ๆ ให้เป็นระบบและพร้อมใช้งาน
• ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารก่อนส่งออก และจัดเก็บสำเนาเข้าระบบไฟล์กลางของบริษัท

1. งานจัดส่งและประสานงานขนส่ง

• จัดคิวรถส่งสินค้ารายวัน วางแผนเส้นทางและลำดับการจัดส่งให้เหมาะสมและทันกำหนด
• ติดต่อประสานงานไปรษณีย์ (ปณ.) เพื่อนัดหมายเข้ารับสินค้า (Pick-up) ตามรอบที่กำหนด
• แจ้งเลขพัสดุ (Tracking Number) เข้าระบบให้ทีมขายทราบ เพื่อให้สามารถติดตามสถานะและแจ้งลูกค้าได้

1. งานบันทึกและรายงานค่าใช้จ่าย

• บันทึกยอดค่าใช้จ่ายประจำวันที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติการและการจัดส่งให้ครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน
• จัดทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายรายเดือน นำเสนอต่อหัวหน้างานภายในกำหนด
• ตรวจสอบความถูกต้องของยอดค่าใช้จ่ายกับเอกสารและใบเสร็จที่เกี่ยวข้อง

Qualifications: วุฒิ ปวส. ขึ้นไป สาขาบริหารธุรกิจ การจัดการ บัญชี หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง (ยินดีพิจารณานักศึกษาจบใหม่ที่มีความตั้งใจ) มีประสบการณ์งานธุรการ งานเอกสาร หรืองานประสานงานจัดส่ง 1 ปีขึ้นไปจะพิจารณาเป็นพิเศษ ใช้งาน Google Workspace / Microsoft Office (Excel, Word) ได้ในระดับดี ละเอียดรอบคอบ จัดการงานหลายอย่างพร้อมกันได้ และบริหารเวลาได้ดี มีทักษะการสื่อสาร และประสานงานกับลูกค้าและภายในองค์กรณ์ได้ดี มีทักษะการสื่อสารและประสานงานที่ดี ทำงานเป็นทีมได้ มีทัศนคติดีซื่อสัตย์ ชอบเรียนรู้ และพัฒนาตนเองอยู่เสมอ