אחראי/ת האדמיניסטרציה לתיירות קליה - 50% משרה
אחראי/ת האדמיניסטרציה אחראית על מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף למערך התיירות. התפקיד משלב שירות לקוחות, תיאום מול ספקים וצוותים פנימיים, וניהול תהליכים אדמיניסטרטיביים באופן מסודר ויעיל.
תחומי אחריות
- אחריות על ניהול המשרד, אחזקת המבנה של המטה, סדר וארגון Back Office
- ניהול שוטף של הנהלת חשבונות מול גורמים פנימיים וחיצוניים- טיפול בספקים (פתיחת ספק, טיפול בחשבוניות), בקרה תמחירית, דוחות אקסל שוטפים, מעקב אחר ניהול הוצאות והשקעות.
- בירוקרטיה- התנהלות מול מערכות רכש ממשלתיות, הגשת מכרזים, קולות קוראים
- ניהול מערכות מיחשוב, כולל תיאום עם ספקים, תוכנות ניהול ועוד- אופטימה, הוטל יירס, כספיט, אתר הבית, בוקינג, call center, גלאסיקס.
- פיקוח ובקרה על חוות דעת וקשרי לקוחות.
- פיקוח ובקרה על מערך הטיפול ותלונות של הלקוחות
- קבלת הצעות מחיר, יצירת שת"פים והסכמים, בהתאם לדרישות בעלי התפקידים.
- אחריות על הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי משרדי במטה.
- ניהול יומן, סיכום ישיבות, ותיאום פגישות של מנהל התיירות.
- בקרת רשיונות ואגרות לאתרים השונים.
היקף משרה: 50%, 3 ימי עבודה מיקום: קיבוץ קליה (צפון ים המלח)
- ניסיון קודם: לפחות שנתיים בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
- יכולת סדר וארגון: עבודה מסודרת עם ריבוי משימות.
- שירותיות ויחסי אנוש מעולים: עבודה מול לקוחות, ספקים וצוותים פנימיים.
- שליטה בתוכנות אופיס והיכרות עם מערכת אופטימה- יתרון.
- כושר ביטוי גבוה בכתב ובעל פה: בעברית ובאנגלית (שפות נוספות – יתרון).